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RPAでできること・できないこと | 導入に向いている業務とは?

RPAでできること・できないこと | 導入に向いている業務とは?

RPAは単純なデスクワークの自動化を可能にするソフトウェアで、業務効率化に最適です。しかし、すべての作業において万能なわけではありません。

そのためRPAの導入を検討するとき、できること・できないことを知っておくことが重要です。どのような業務が向いているのか、とあわせて解説していきます。

RPAでできること・できないこと | 導入に向いている業務
RPAでできること・できないこと | 導入に向いている業務

RPAでできること

RPAはロボットによる業務自動化と訳されるため、幅広い業務において活用できると思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、RPAの技術はまだ新しく成熟していない部分もあります。

そのため、自動化がおこないやすい業務とそうでない業務があるのが現状です。まず、自動化をおこないやすい作業とはどのようなものか、解説していきます。

手順が決められている作業

RPAの得意分野は、手順の決まっている単純な処理・作業です。たとえば、簡単なデータの入力やコピー&ペーストなど、ルーチンワークのような作業です。

こういった単純なデータ入力だけでも自動化できれば、企業によっては大幅に作業時間やコストを削減することができることでしょう。

情報収集や分析

たとえば、複数の企業から代表者名・電話番号などを収集したり、複数のネット通販サイトから特定の商品の価格を抽出してリスト化したり、といった特定のルールに基づくデータ収集・分析もおこなえます。

これらの作業を人がやると、かなりの時間が掛かり、また見落としや入力ミスなどが生じる可能性もあります。その点、RPAは決められたルールのもと正確におこなう部分が特長といえるでしょう。

電話・メール対応のサポート業務

電話やメール対応のサポートにも活用できます。電話対応でいえば、コールセンターに着信があった際、RPAが顧客情報をスムーズに表示、回答時間を減らして顧客満足度が上がったとの事例があります。

また、メール対応については簡単な内容であれば、返信用の定型文を検索して自動で返信をおこなうという業務も可能です。

RPAでできないこと

RPAは手順が決められた作業や、明確なルールが設定されている業務を得意とすると解説しました。このように便利なRPAですが、1つだけできないことがあります。それは「考えること」です。

そもそもRPAはロボットであり、人工知能のAIとは異なります。そのため考えることができず、次のような業務には向きません。

  • その都度判断を要する
  • 作業ルールが多く煩雑
  • 作業ルールが変わりやすい
  • 例外の業務が生じることがある
  • 物理的な操作が必要

RPA導入するときのチェックポイント

つづいて、RPAを導入する際にチェックしておきたいポイントを紹介します。

導入目的を設定する

経営陣が「とくに目的はなく、とりあえず効率化ができるようなので、新しくツールを導入してみる」というケースは少なくないといいます。

しかし、実際にRPAを使う従業員とともに、導入の目的を設定して理解していなければ、適切に活用されることなく、宝の持ち腐れとなってしまう可能性もあります。

たとえば「残業時間の削減」など従業員にメリットがあり、取り組む意義を感じられる目的を設定し、RPAになにができるか、どの業務に活用できそうか、などを自分ごととして考えてもらうことが重要です。

RPAを導入する業務の洗い出し

市場調査とその分析や請求書のデータ入力など、RPAに代行させたい単純作業があると思われますが、そのうち実際、どの業務においてRPAが活用できそうか、なにを代行させるかを洗い出しましょう。

はじめのうちは小規模な業務で導入をおこない、現場の声をもとにブラッシュアップして、より効果的に作業を効率化できるようにしていくのがおすすめです。

目的に合ったツールの選定

導入する業務を洗い出したら、その業務を代行させるにはどのRPAツールがよいのか、目的に合ったものを選定する必要があります。

ひと口にRPAといっても、ツールによってその機能や仕様はさまざまです。そのなかから、自社の業務に最適なものを選ばなくてはなりません。たとえば、以下のような種類があります。

デスクトップ型

部門や個人単位など小規模での導入がしやすいが、マシンが限られてしまう

サーバー型

幅広い人間が操作できるものの、コストが大きい

汎用型

操作の自由度が大きいものの、手間がかかる部分もある

特化型

便利な機能があるものの、操作の自由度が小さい

これらの種類をふまえ、導入する目的とどの範囲で利用するのか、などを社内で考えて選定してください。

運用体制・ルールの整備

導入目的を設定して目的に合うツールを選定したら、運用体制やルールの整備をおこなったうえで導入となります。運用体制やルールは、以下のような内容を盛り込むとよいでしょう。

全社レベルでの内部統制

  • 社員教育
  • RPAでの業務自動化ノウハウの共有
  • 人材の有効活用策

システム全体の内部統制

  • 開発保守
  • 権限やアカウントの管理
  • セキュリティ対策

個別の業務プロセスに対する統制

  • マニュアルの策定
  • 現場とシステム管理者との連携
  • RPAのリスク統制

業務プロセスをサポートする個別システムに関する統制

  • システム負荷の管理
  • 既存システムに対する影響調査

まとめ

このように、RPAは単純作業の効率化に対してもっとも能力を発揮することができます。単純作業だけでも、RPAに任せることで大きな作業時間・コストの節約となるでしょう。

ただ、上記のようにRPAの導入に必要なのは、どの作業をRPAで自動化できるか、どのツールがいいのか適切に選ぶこと、そして全社的に取り組むことです。

技術者と利用する社員で話し合いを重ねてルールを設定し、その能力を存分に発揮できるよう努力していくことが重要といえるでしょう。

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