埼玉で働き方改革のIT支援はベストプランナー合同会社

ITで人を輝かせ残業を減らし業績を上げる

メニュー

RPAでシナリオの作り方や考え方 | コツは仕事の手順を見える化

RPAでシナリオの作り方や考え方 | コツは仕事の手順を見える化

埼玉県から日本をRPAで元気に!RPAでシナリオの作り方や考え方を伝授!コツは仕事の手順を見える化

~ RPAシナリオ作成のコツは仕事の手順を見える化~

埼玉県内の企業の皆さん
働き方改革が2019年4月より施行されましたが、いよいよ2020年4月より、本格的に中小企業も適用されます。パソコン作業の業務改善にはRPA特効薬ですよ!

RPA(アールピーエー)は、Windowsで動くものなら何でもパソコン作業を自動化できるので、作業時間の削減が見込めます。働き方改革を成功させるには、一人一人の生産性を上げる必要があるので、パソコン作業での人手不足・残業対策を本気で解消できることでしょう。

この記事では、実際にRPAを導入する際に乗り越えるべき壁である【シナリオ作り】の作り方考え方を述べたいと思います。

RPAでシナリオの作り方や考え方 | コツは仕事の手順を見える化
RPAでシナリオの作り方や考え方

埼玉県から日本をRPAで元気に! ~ RPAシナリオ作成のコツは仕事の手順を見える化~

RPAのシナリオとは

一般的にシナリオというと、映画や劇のせりふ・動作などを書いた「脚本(筋書き )」と言われますが、
RPAのシナリオとは、パソコン操作の「作業手順」のことを指します。

例えば、「見積書」をエクセルで作成する。といったシナリオを考えてみると、

  1. エクセルを開く
  2. 見積書フォーマットを開く
  3. 提出先の顧客名を入力
  4. 件名を入力
  5. 商品・サービスを入力
  6. 数量を入力
  7. 値引きをルールに従って入力
  8. 名前をつけて指定場所へ保存する
  9. 見積書を印刷する

ということになるのではないでしょうか?

このような【見積書の作成】というパソコン作業を、シナリオにできるものは、RPAを活用して自動化できます。
(実際に上記の手順はRPAで自動化できます)

RPAでシナリオの作り方や考え方

RPAシナリオの作りには、【目的】や【考え方】が重要だと考えます。

このRPAを活用することのゴール(目的)を明確にし、良い意見を取り入れる心構えが重要だと思います。

RPAのシナリオ作りには【ビジョン(理念)】が大切

このRPAを活用することのゴール(目的)は何か?イメージを持っていれば、困難があってもそのゴール(目的)を為し遂げるため!と踏ん張れますが、理想の姿が見えないと途中で挫折してしまうかもしれません。

  • どんな会社にしたいのか?
  • 業務担当者には、どんな仕事をしてもらいたいか?
  • 浮いた時間でどうしたいのか?

RPAのシナリオ作りには、誰もがやってみたい!と思えるビジョン(理念)が大切です。

RPAのシナリオ作りには【考え方】をニュートラルに

RPAのシナリオ作りには、考え方をニュートラルに保つことが「成功の秘訣」と言えると思います。

【今までのやり方】が

  • 今までのやり方が、本当にお客様が喜んでくれるものか?(自社都合になっていないか?)
  • 今までのやり方が、本当に効率が良いのか? (もっと良い方法があるのでは?)
  • 今までのやり方は、周りがそうだからそうしているだけではないか?(業界の常識に捕らわれてないか?)

【時代】は刻々と新しくなっており、それにより業務手順も変わっていくこともあると思います。
今までのやり方以上の模索してRPAのシナリオ作りに取り掛かることで、考えてもみなかった業務革新につながるかもしれません。

【業界の常識は一般の人にとっては非常識】【あたりまえを疑う】

と言った考え方を持つことが大切ではないでしょうか?

RPAシナリオ作成のコツは仕事の手順を見える化

RPAシナリオ作成のコツ

業務手順の見える化

RPAシナリオ作成のコツは、【1.〇〇・・・ 2.〇〇・・・】というように、書き出すことが重要です。

業務手順が【見える化】することで、

  • 属人化してブラックボックス化していて見えなかったことが誰でもわかるように(業務の標準化)
  • 手順が明確になることでやることが明確で効率が良くなる(生産性向上)

RPAのシナリオを作る過程で業務作業が見える化され、誰もが助け合える社風になればより良い会社創りにつながります。

一人だけで作らない(良いアイディアを取り入れる)

RPAシナリオ作成のコツは、独りだけで作らずみんなの意見を取り入れることが重要です。

シナリオ作成を独りで作ったとしても上司や同僚に見てもらい、良いアイディアを取り入れる姿勢が大切です。

いくら業務に特化している人だからといっても、「その人のやり方以上の手順は存在しない」ということはありえません。むしろ属人的にしているのは、その優秀な業務担当者のせいかもしれません。
もしかしたら、入社したての新入社員や業界を知らない中途社員の意見が斬新で効率的かもしれません。

RPAのシナリオを作ることに向いている職種

パソコンのことなら、【情報システム部】とか、【パソコンに詳しい人】にお任せしたいところですが、

【業務改革】

を考えるなら、実際に業務を行っている【業務担当者】にお任せしてみるのをおススメします。

理由は、RPAは確かにパソコン業務を効率化するものですが、実際に改革するのは、【業務手順】そのものだからであり、実務の業務は【情報システム部】とか、【パソコンに詳しい人】よりも【業務担当者】のほうが詳しいからです。

RPAソフトですが、『プログラミングの知識』が必要になるRPAソフトもありますが、プログラミングが不要なRPAもございます。

実際に業務を行っている【業務担当者】がRPAシナリオ(業務手順)作成のメイン作業を担い、パソコン操作で行き詰った際に、【情報システム部】とか、【パソコンに詳しい人】が補佐をすることが望ましいでしょう。

RPAシナリオ作成を助けるおススメのツール

頭の中を整理してスッキリさせるマインドマップ

自分の仕事はどんなことがあり、どんな手順で行っているのだろう?そんな心のモヤモヤを解決すると、驚くほど仕事がはかどります。心や考えを整理するマインドマップ。おススメです。

マインドマップは、さまざまなタイプのものがありますが、無料で使えて、しかも高性能のマインドマップなら、Xmindがオススメです。

マニュアルや手順書を作成して誰でもできるように見える化

業務手順を熟知している【業務担当者】に任せっきりになっていて、その人がいないと誰もわからない・・・。

これが【リスク】だと思いませんか?

特定の人しかわからないことを引き継ぐ時こそ、マニュアルや手順書を作るチャンスです。

マニュアルや作業手順書を作る時は、確かに時間や労力が余分に必要ですが、そのご苦労された倍以上の恩恵は必ずと言っていいほど得られるはずです。

人に仕事を紐付けるのではなく、その仕事に人をあてがうように紐付けることができれば、誰でも作業を為し遂げることができ、仲間と共有できることでよりチームワークが強化されることでしょう。

手前味噌ですが、マニュアル作成や手順書の作成で一番大変な写真や動画の撮影や、シナリオ分の作成の『作りこみ』を代行させて頂く【マニュスター】は、スマホで見れるし102ヶ国語にワンタッチでGoogle翻訳されるのでお勧めです。

働き方改革の特効薬のRPA導入でパソコン作業がどう変わるか?

  1. 誰でもできるパソコン作業をRPA入りのパソコンにお任せすることで本来の業務に集中できる
  2. ITやパソコンに詳しくなくてもプロ並みの運営ができる
  3. RPAが実際の作業をする仕組みを創り、ヒトはRPAをマネジメント(管理運営)する

RPAでシナリオの作り方・考え方やコツを活かしながら仕事の手順を見える化すると、作業効率が向上します。

~関東圏限定~RPAの導入・開発・設定・運用シナリオを作業代行します

埼玉県さいたま市に事務所がある弊社は、RPAロボット開発設定運用シナリオ(手順)の作成など、何からお願いしたらいいのか?わからない・・・。という所から、お客様のご要望に応じて、お伺いしてお話を伺いながら代わりにRPAの導入・開発・設定・運用シナリオの作業代行します。

RPAでシナリオの作り方・考え方やコツを活かしながら仕事の手順を見える化のお手伝いも致します。

RPAの導入・開発・設定・運用シナリオを外注するメリット

企業様(個人事業主様の方もOK)の業務内容をヒアリングさせて頂き、パソコン業務をまずは見える化させて頂きます。そのうえで作業時間を削減し、お客様の右腕となるRPAの導入・開発・設定・運用シナリオ(手順)の作成など、 の作業代行しています。

弊社の経営理念である『お客様以上を叶えるありがとうの創造』の通り、お客様のことをお客様以上に理解しながらRPAによってもたらされる業務プロセスを見える化し、パソコン作業の自動化に寄与し、埼玉県内の人材不足や残業対策に貢献し、定型業務・集計業務の改善をもたらします。

仕事の手順を見える化することで、RPAでシナリオの作り方・考え方やコツが理解できます。

業務プロセスの改善もベストプランナー(企画提案)

弊社で承れるRPA導入による定型業務プロセス改善提案のパターンとしては3つです。

  1. お客様がご自身でRPAの導入・開発・設定・運用シナリオが自分でできる業務自動化ソフトウェアロボットを納品する
  2. ベストプランナー合同会社がお客様の代わりにRPAの導入・開発・設定・運用シナリオ(RPAの業務自動化ロボット)を作って差し上げ、完成版を納品する
  3. 上記1・2を合わせて、最初は2で任せて外注するけど、ゆくゆくは自社でRPAを内製化する

RPAのソフトウェア費用は、50,000円/月~

弊社で承れるRPAソフトウェア料金としては、1年間の保守サービスがついて50,000円/月~です。
作業の代行やシナリオ作成等が伴いますと、内容に応じて費用がかかりますのでご相談のうえ決定しております。

保守契約後はリモートメンテナンス契約も可能

埼玉でRPA導入・運用するためのソフトウェアの提供や、開発・運用シナリオ作成を提供するベストプランナー合同会社は、お客様には本来の仕事に従事して頂きたいので、できるだけ低価格な料金設定にチャレンジしております。働き方改革を成功させるための設定後のアフターサービスとして、リモートメンテナンスでの対応や、保守契約などもご用意しておりますので、お気軽にご相談ください。

仕事の手順を見える化するコツとRPAでシナリオの作り方や考え方を活かした支援内容

埼玉県さいたま市でRPA導入・運用のソフトウェアの提供・ロボット開発や運用シナリオの作成代行を提供するベストプランナー合同会社は、RPAでシナリオの作り方・考え方やコツを、仕事の手順を見える化しながらお手伝いしております。

保守契約後のアフターサービスとして、リモートメンテナンスでの対応が可能となります。お客様のパソコンがインターネットに接続されており、 リモートメンテナンスソフトがインストールされている状態で、その都度変わる『IDとパスワード』を開示頂くことで、お客様のパソコンを弊社メンテナンススタッフが代わりに操作させて頂きます。(PC保守サポート

働き方改革を成功させるRPA導入(パソコンプロセスを自動化ロボット)を活用した定型業務・集計業務の業務改善はお気軽にご相談ください。作業時間を大幅に削減できますよ。

RPAでシナリオの作り方や考え方 | コツは仕事の手順を見える化
RPAでシナリオの作り方や考え方 | コツは仕事の手順を見える化

電話の方はこちら048-812-5551