ビジネスチャットを利用する上でのコツ

テレワークの普及や働き方改革で、企業で使われるコミュニケーションツールは大きく変化しました。

一部ではメールからビジネスチャットへ置き換わり、メールのやり取りでは必ず必要であった定型句や形式的なマナーが必要とされなくなりました。

そこで今回はビジネスチャットを利用する上でのコツについてご紹介します。

①簡潔でわかりやすい文章にする

ビジネスチャットを利用する上でのメリットは相手とのやり取りが簡潔に済むことです。

ですが、言い回しが悪かったり長文で堅苦しい文章で明確ではないと相手とのターンが多くなり結局情報量が多くなってしまいます。

見る側も「長い！面倒くさそう」という印象を与えてしまいます。

チャットでのやり取りではまず結論から伝えることを意識しましょう。

また難しい言葉は使わずに話し言葉をうまく利用するといいそうです。

例えば、

速度を上げることが可能です。

の文章を

スピードアップできます。

と送っただけで文字を見たときに瞬間的に入ってくる感じがします。

ヤフーニュースなどのWEB上の記事もタイトルをいかに短文でユーザーの脳にくるかが必要になっているようで、現代人は忙しく見たときの1、２秒の間に脳に読みたいと思わせないといけないそうです。

SNSやビジネスチャット慣れをしてきた現代では短文で何をどうしたいのかを明確に素早く伝えるという工夫が必要になります。

②言葉遣いに注意する

日本でのチャット導入率は低い水準にあるようです。

日本人はフランクな対応が好まれない文化なので「お疲れ様です」などの前置きをなくし、伝えたいことだけをスピーディーに伝達しスタンプ１個で返事というのはとても違和感がありなかなか浸透しないというのが現状のようです。

手探りでビジネスチャットを使いだした企業も多く、どうやって使ったらいいのか正直わからないまま利用している人もたくさんいます。

ビジネスチャットを利用しているからといって上司やお客様にスタンプや簡単な一言だけの返信でいいのだろうかと思ってしまいます。

しかし、ビジネスチャットは効率的なコミュニケーションをとれることがメリットでありビジネスメールと同じルールでやっていては意味がありません。

そこで工夫することはできる限りやわらかい単語を選ぶ、ネガティブな内容の時は日頃の感謝を添えるなどの工夫が必要です。

また、ビジネスチャットでは積極的にリアクションを使用し気楽に応答することを心がけましょう。

表情や声色がわからない分、文章一つで印象が決まってしまいますので言葉遣いを注意するように心がけましょう。

また、チャットのやり取りを失礼に感じてしまう人や、丁寧な対応が求められるお客様にはビジネスメールを使用するようにしましょう。

③やり取りにルールを作る

ビジネスチャット利用者の悩みに即レスへのプレッシャーというのが挙げられているそうです。

チャットは既読が見れたりするので即レスへのプレッシャーは確かに大きいと思います。

これを克服するための工夫はこちらから勝手なルールを作ることです。

最初に緊急のものには【緊急】や即レスしてもらいたいものは【即レス希望】などと文章の頭に添えます。

また、すぐに返せないものに関しては「〇〇までに返信します」や「検討してから返信します」と一旦返信して落ち着いて考える時間をつくりましょう。

④メッセージはリマインドしよう

次々とメッセージが流れてくると未読のメッセージや保留にしていたメッセージが放置状態になってしまうことがあります。

リマインド機能などがあるツールでは使用することをおすすめします。

また、あとで検索が簡単になるようにメッセージにキーワードをいれておくことも忘れないようにしましょう。

まとめ

今回は、ビジネスチャットを利用する上でのコツについてまとめてみました。

ビジネスチャットは一部の業種では当たり前になってきていますがまだまだ偏りがあり、これから使用するという方もたくさんいます。

慣れてきた業界はフランクにやり取りすることが当たり前になってきますが、あまり使用しない人から見ると戸惑うこともあり、使用したくないと感じる人もいます。

お客様とのやり取りにはビジネスチャットを強制せずにメールかチャットかなどの選択肢を与え無理のないように活用していきましょう。