セミナー開催が増えるたびに、予約管理の負担も増えていきました。
1回の開催で申込は平均40〜60件。
電話問い合わせが1日10件以上。
LINEでの質問対応は開催前の3日間で約30往復。
予約フォームは汎用ツールを使っていましたが、コース選択が1つしか設定できず、
「午前の基礎講座＋午後の実践講座」のような複数選択ができない。
結局、Googleスプレッドシートで手修正。
参加費の金額も手計算。
確認メールもコピペ送信。
気づけば、セミナー準備より“予約対応”に1日2〜3時間かかっていました。
「本当にやりたいのは、もっと内容を磨くことなのに」
そんな日々を変えたのが、エルメでした。
気づけば、セミナー企画より“予約・管理業務”の方が多くなっていた。
セミナーを始めた頃は、伝えたい想いが先にありました。
参加者一人ひとりに寄り添い、実践的な学びを届けたい。
そのために資料を作り、事例を集め、構成を何度も練り直していました。
ところが、開催回数が増えるにつれて状況は変わります。
参加コースが増え、
早割・一般・再受講など料金体系も複雑になり、
申し込み方法もLINE、フォーム、紹介など多様化。
気づけば、作業の中心は「予約管理」になっていました。
申込内容の確認
金額の照合
コースの振り分け
名簿作成
リマインド連絡
開催前日は、資料よりもスプレッドシートを見ている時間の方が長い。
「このままでいいのか」
セミナーの質を高める時間が削られていることに、違和感を覚えました。
そんなときに出会ったのが、エルメの予約フォーム設計でした。
「予約対応だけで1日が終わる」セミナー業界でよくある悩み
セミナー業界では、1回あたりの平均申込件数は30〜80件と言われています。
オンライン化が進んだことで開催頻度も増え、月4回以上開催する主催者も珍しくありません。
しかし、問題は「予約の複雑さ」です。
・複数コース選択
・オプション教材
・懇親会参加有無
・領収書発行希望
・再受講割引
一般的な予約フォームでは、単一選択が基本。
複数選択を設定すると、料金自動計算ができないケースも多い。
その結果、
・参加費の誤請求
・名簿の転記ミス
・コース間違い
・リマインド漏れ
といった人的ミスが発生します。
実際、手作業管理では入力ミス率が約3〜5％発生すると言われています。
申込50件なら、1〜2件は何らかの修正が必要になる計算です。
小さなミスでも、信頼低下につながります。
予約・顧客管理ツールで何が変わるのか？
予約・顧客管理ツールで何が変わるのか？
予約システムを見直す際、候補に挙がったのがRESERVAでした。
RESERVAは多機能で汎用性が高く、シンプルな予約には向いています。
しかし今回の課題は、
「複数コースを自由に組み合わせられるフォーム設計」
でした。
エルメの特徴は、項目自由度の高さです。
・チェックボックスで複数選択
・条件分岐設定
・金額自動計算
・LINE連携で即時返信
・参加履歴管理
これにより業務フローが大きく変わりました。
【導入前】
申込 → 手動集計 → 金額確認 → 個別返信 → 名簿作成
所要時間：1開催あたり約180分
【導入後】
申込 → 自動振り分け → 自動返信 → 名簿自動生成
所要時間：約40分
作業時間は約78％削減。
さらに、問い合わせ件数も1開催あたり平均12件から4件へ減少。
フォーム内で必要情報が完結するようになったためです。
エルメを選んだ理由と、実際に感じた変化
正直、最初は「設定が難しそう」と感じました。
自由度が高い分、設計力が求められます。
しかし、一度型を作れば使い回しが可能。
実際に使い始めて3ヶ月後には、
・申込ミスゼロ
・金額誤差ゼロ
・リマインド漏れゼロ
になりました。
参加者からは、
「申込が分かりやすい」
「LINEで即返信が来るので安心」
という声が増えました。
再参加率も約15％から27％へ向上。
履歴管理ができることで、フォロー設計が改善されたことが大きな要因です。
時間に余裕が生まれたことで、本当にやりたかったことに向き合えた
削減できた時間は、1開催あたり約2時間。
月4回開催なら、月8時間。
年間では約96時間。
この時間で、
・新講座の企画
・受講後フォロー動画作成
・SNS発信強化
・個別相談の充実
が可能になりました。
予約フォームは単なる受付ツールではありません。
設計次第で、顧客体験を大きく変える入り口になります
まとめ
セミナー運営において、予約管理は避けて通れません。
しかし、そこに時間を奪われ続ける必要はありません。
ツール導入は「効率化」ではなく「余白づくり」です。
エルメの予約フォーム設計は、
複数コースや複雑な料金体系を扱うセミナー事業者にとって有効な選択肢の一つです。
大切なのは、
・複数選択に対応できるか
・金額自動計算ができるか
・顧客履歴を活かせるか
・問い合わせを減らせる設計か
という視点で比較すること。
予約フォームを変えることは、
働き方を変えることでもあります。
もし今、「予約対応で1日が終わっている」と感じているなら、
見直すタイミングかもしれません。