最近はテレビ会議やWeb会議のサービスも充実しており、出張せずに遠隔地の取引先と商談をおこなったり、テレワークの従業員も社内会議に参加したりでき、業務の効率化やコスト削減に寄与しています。
しかし、テレビ会議とWeb会議システムの両者は、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。また、それぞれのメリット・デメリットにはどのような点が挙げられるのか、解説していきます。
テレビ会議とWeb会議の違い
まず、テレビ会議とWeb会議はそれぞれどのようなシステムか、またどう違うのか基本的な概要をご紹介します。
テレビ会議とは
テレビ会議とは、モニターやパソコンにカメラ・マイクを内蔵した専用ハードウェアを接続して利用するシステムです。自分と相手の双方が専用機器を用意する必要があります。
社内サーバーを利用したオンプレミス型のものが多く、高品質な映像と音声での会議をおこなうことができます。
Web会議とは
Web会議とは、カメラ内蔵パソコンや市販のWebカメラ、もしくはスマートフォンなどを利用し、アプリケーションやブラウザ上で利用するシステムです。
インターネット回線を通じ、外部サーバーを利用してクラウド形式による映像や音声での会議がおこなえます。
テレビ会議とWeb会議の違いを表で比較
では、テレビ会議とWeb会議の違いについて、より具体的に表で比較してご紹介します。
| テレビ会議 | Web会議 | |
| 利用方法 | 会議室などに専用機器を設置して利用する | パソコンやスマホから、アプリケーションもしくはブラウザを介して利用する |
| 必要物 | ・専用ハードウェア ・モニターやパソコン | ・ パソコンやスマホ ・インターネット回線 |
| コスト | 回線や専用機器の購入や設置など導入が高コスト、保守も必要 | 導入は低コスト、利用も無料もしくは定額の月額 |
| 利用環境 | 会議室など専用機器を設置した場所 | インターネットが利用できれば場所を問わない |
| 通話品質 | 高品質かつ安定的 | 通信状況に影響される |
| 接続形態 | P2P | サーバー＆クライアント |
| 共有機能 | 画面共有が可能 | 画面共有、アプリケーション共有が可能 |
| ネットワーク帯域 | 動画・音声容量×1.4の固定帯域が上下とも必須 | 上下非対称通信、画面数に応じ変化 |
テレビ会議のメリット・デメリット
つづいて、テレビ電話を利用するメリットとデメリットにはどのような点が挙げられるのかをご紹介します。
メリット
- 専用回線のため音声と映像が高品質
- 専用回線のため長時間通話も可能
- 大人数の会議でも全員の顔が認識できる
- 一度機器を設置、導入すればランニングコストは低め
デメリット
- 特定の回線と専用機器を設置した場所でしか利用できない
- 新しく拠点を追加するのに時間と費用がかかる
- 通話の相手側にも専用機器が必要
- 回線や専用機器の導入や保守などそれぞれ高コスト
- その場でファイル共有などがおこなえない
Web会議のメリット・デメリット
つぎに、Web会議を利用するメリットとデメリットにはどのような点が挙げられるのかもご紹介します。
メリット
- 無料サービスもあり利用、運用が低コスト
- 専用機器が必要なくアプリやブラウザからすぐ利用できる
- 場所を選ばないため、従業員が自宅などからも利用できる
- 会議資料などファイル共有が容易
デメリット
- 通信状況に左右され、音声や映像の質が低くなることもある
- カメラやマイクの範囲に限界があるため、大人数の会議には不向き
テレビ会議・Web会議システムの選び方
では、テレビ会議かWeb会議のいずれかの導入を検討している場合、どのように選べばよいのか、チェックしておきたいポイントをご紹介します。
導入のしやすさ
テレビ会議は回線や専用の機器を用意する必要があり、Web会議は最低限パソコンやスマートフォンがあればすぐ利用できます。
そのため、導入のしやすさではWeb会議に軍配が上がります。すぐに利用する必要があるならWeb会議を選ぶとよいでしょう。
コスト面で利用しやすいか
テレビ会議はコストが高い分、高品質な音声と映像での会議が可能です。その点、Web会議は安い代わりに音声や映像の質が低いこともあります。
上記を認識の上で両者のあらゆるサービスを比較し、導入・運用のコスト面で長期的に利用しやすいかどうかを考えることが重要です。
共有機能が充実しているか
Web会議はそのアプリケーション上で画面共有はもちろんファイルなどの共有もおこなえます。このように、通話でデータ共有が必要であれば、このような機能の充実したサービスを選ぶとよいでしょう。
テレビ会議では画面共有ができますが、その他のデータ共有はほかのアプリもしくはソフトを使って、ネット上でやり取りをする必要があります。
会議の参加人数
前述のようにテレビ会議は大人数の会議にも利用でき、Web会議は少人数に向いています。会議の参加人数によって、テレビ会議がよいか、Web会議でも事足りるか検討したほうがよいでしょう。
音声や映像の品質
映像の品質はおもに解像度やfpsなどの数値に影響されます。この数値が高いテレビ会議・Web会議のサービスを選ぶことで、より品質の高い音声・映像で通話が可能です。
ただ、基本的に音声や映像の品質が高く、安定的なのはテレビ会議です。大きめの会議室である程度品質の高さを求めるのであればテレビ会議を選ぶことをおすすめします。
セキュリティ面で問題がないか
会議をおこなう以上、その内容が機密情報などを含む重要なものであれば、外部に漏れないようにセキュリティ面でも注意したいところです。
そこで、たとえば入室パスワードを設定、もしくは端末認証ができるもの、指定したIPアドレスのみに限定できる、などの機能があるテレビ会議・Web会議サービスであれば安心です。
まとめ
このように、テレビ会議とWeb会議はそれぞれにメリットとデメリットがあり、どちらがよい・悪いというものはありません。状況によります。
自社の人数や用途に合わせて、最適なサービスを選ぶことで、業務を効率化し上手にコスト削減することができるでしょう。