新型コロナウイルス対策として、多くの企業が導入したテレワークですが、現場でうまく運用することは簡単なことではなく、テレワークの問題を解決するために試行錯誤している企業も少なくないようです。新型コロナウイルスの影響は長期化しており、この先も当面は感染防止に努めなくてはなりません。新しい生活様式が呼びかけられてる今、企業活動においても新しい職場様式が求められているのです。

テレワークを活用した働き方は、まさに新しい職場様式といえるでしょう。人との接触を減らし感染拡大を防ぐため、在宅勤務が推し進められています。出勤が必須の職場では、ローテーション勤務を取り入れて蜜を避けるよう努力をしている企業もあります。会議や打ち合わせについても、従来のように一か所に集まるのではなく、オンライン会議へ移行している企業が増えています。

これまで、テレワークという働き方は例外的に使われる制度でしたが、これからは誰もが当たり前に選択できる働き方のひとつになるでしょう。

新しい職場様式であるテレワークを導入しようとした場合、企業にはどのような不安や問題点があるのでしょうか。

よくある問題

ICT環境の整備・セキュリティ問題

テレワークで最も多いトラブルは、通信の重さ・遅さであると言われています。スムーズに業務を行うには、インターネット環境の整備が欠かせません。実際に作業を行う自宅やオフィスの環境を見直す必要があるでしょう。また、連絡手段としてのソフトウエアなどの整備も欠かせません。

そして、細心の注意を払わなくてはならないのがセキュリティです。テレワークでは、社外のインターネットを経由し、情報を共有しながえあ業務を行うため、情報漏洩のリスクが高まります。また、パソコンやスマートフォンとともに情報が持ち出されることもトラブルの原因になります。

具体的な問題点として、次のことが挙げられます。

• 外出先でデバイスを紛失・破損して情報漏洩や情報消失のリスク
• クラウドサーバーの切り替えが必要か迷う
• 予算的に社員へのデバイスの支給が難しい。社員の私物であるデバイスを利用するのは不安
• 社外でも安全なネットワーク環境を知りたい
• 自宅やオフィスの作業環境が悪く、生産性が低下する

コミュニケーションの問題

テレワークは、それぞれが自宅や外出先など、離れた場所で業務を行います。そのため、対面での会話ができなくなりコミュニケーション不足が心配されます。コミュニケーションツールを活用して対策を講じる必要があります。

具体的な問題点として、次のことが挙げられます。

• オンラインでは気軽に話しかけられない
• コミュニケーションツールの選び方や使い方がわからない
• 業務指示は、直接話した方が早い
• 必要な情報が共有されているか不安
• 顔を合わせないと人間関係に影響がありそう
• 職場の仲間に会えないことが寂しい

マネジメントの問題

マネジメントの問題は、チームを管理、運営し、チームメンバーを率いて評価をする管理職にとって深刻な問題です。

チームメンバーがテレワークで仕事をするとなれば、管理者は作業の様子を直接確認することができません。管理者は十分なマネジメントができているのか不安を感じ、勤怠管理が細かくなりがちなのです。

一方で、メンバーも管理者と離れたところで仕事をするため、気軽に相談することができなくなり、大きなトラブルに発展してしまうこともあるかもしれません。

テレワークは、各自作業環境が異なる中で、いかに業務効率を下げることなく成果を上げるかが重要になります。

マネジメントについての代表的な問題点は次のことが挙げられます。

• メンバーに伝えるべきことが、今まで通りに伝わらない
• メンバーからの相談が減った
• 業務進捗の把握がしづらい
• テレワーク中に起きるチーム内で揉め事が起きた場合の解決方法
• 勤怠管理が負担になりテレワークを避けるようになった
• テレワークにしたら仕事がうまく回らない
• オンライン会議だと発言数が減り、結論が出せない
• テレワークで正しい人事評価ができるかが不安

組織やチームを見直す

せっかく導入したテレワークが、使いづらい制度になっていてはうまく活用できるはずがありません。

テレワークに切り替えたことで効率が下がったり、チーム内のすれ違いが起きてしまっては、テレワークでの業務を避ける人も出てくるでしょう。こうした問題を解決するためには、根本的な組織の在り方を見直す必要があります。

制度は人事担当者、ツールはシステム担当者が中心となって整備するのが一般的です。風土については、チームメンバーはもちろん、管理者にはとくに風土づくりを意識してほしいのです。

テレワークの利用を推奨する風土が社内にあれば、制度やツールは積極的に活用されるでしょう。しかし、テレワークをしようとする人に対してネガティブな評価をしたり、特別な事情がある場合にのみテレワークを利用できるという風土であれば、いくら制度とツールを整備してもテレワークは浸透しないでしょう。

テレワークの制度やツールの整備が万全でも、それをどう扱い活かすのか、行動基準となる風土がなければテレワークの運用は難しくなります。テレワークをする人に対する反応や社内で共有されているテレワークの位置づけが、テレワークの普及にはとても大切なのです。

〘場づくり〙

テレワークは、オフィスのように対面して会話ができない代わりに、インターネットを利用してコミュニケーションの場が必要になります。具体的には、テレビ会議システムやチャットシステムの活用です。オンラインコミュニケーションは、リアルなコミュニケーションに比べると情報量が減ってしまうので、コミュニケーションの頻度が減らないように工夫する必要があります。

離れた場所で仕事をする仲間に対し、言うべきことを言い合える場を整えることがテレワークの場づくりといえます。

例えば、コミュニケーションの手段を複数設けて選択できるようにする。

人によっては、大勢でいるほうが話しやすい人、少人数なら話せる人、自分から発言しない人など、コミュニケーションの取り方にに個人差があります。大人数のチャットルーム、少人数のオンライン勉強会、1対1のテレビ会議ミーティングなど、常に複数のコミュニケーションが用意されていれば、チーム内のコミュニケーション不足を解消できます。仕事にかかわること、雑談、ちょっとしたつぶやきなど、様々な発信を思い思いにできる環境の整備が求められます。

〘チームづくり〙

テレワークでは、個々の進捗状況の把握が困難になったり、オンライン会議での意思統一が難しくなることもあります。このような課題を解決してチームの成果を上げるには、マネジメント方法も見直してみましょう。

テレワークは直接顔を合わせないので、空気感を作るような方法ではチームをまとめることはできません。オンラインでは、言葉の比重が大きくなるので、チーム全員がいつも以上に言葉（文字）で伝える意識を持って、建設的な話し合いができるよう明確な言葉を使うことが重要です。

メンバーの状況を把握するためには、日報に日頃の業務の所感、雑感を書くことを習慣するといいでしょう。そこからメンバーの状況が垣間見ることができるので、必要なサポートがわかるようになります。

オンラインコミュニケーションの長所は、情報をオープンにすれば誰でもやり取りを見られることです。管理者一人が状況把握するのではなく、異変に気付いた人がサポートしたり、管理者に知らせることもできるのです。

テレワークを支える風土は、チーム内のわだかまりをひとつずつ改善することで作り上げていくものです。テレワークを使いやすくするために、身近で些細なことをテレワーク流に進化させ、チーム雰囲気、企業の風土を変えていきましょう。