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業務改善策の考え方

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業務改善策を考えて実行する

それぞれの業務の方向性に沿った改善策、ムダを減らすための改善策、より多くの成果をだすための改善策を実践する必要があります。

しかし、それらの改善策を考え実行していくことが至難の業。どのようにするのがよいかを考えてみましょう。

アイデアを出すポイント

  • 書き出す・・・個人の考えや思い、気づきを文字にして共有する
  • 見出す・・・書き出したものから、アイデアや改善策を考える手がかりを見出す
  • ひねり出す・・・改善策を考える

この作業はホワイトボードと付箋を使って行うと、より多くの意見を引き出すことができます。なぜなら、話し合いの場では、自分の意見を言わない日本人が少なくないでしょう。時間を決めて付箋に書いてもらうように指示を出すと、一つも書かない人はなかなかいないものです。付箋を使えば、発言しなくても自分の意見を伝えることができるので、話し合いよりも多くの意見が出てくるでしょう。

また、話し合いの場では、考える時間、意見を発表する時間、書き留める時間が必要ですが、付箋に書く方法は、考えて書き出す時間、発表の時間となるので、時間短縮にもなります。この「考えて書き出す」という同時性が生産性を上げていきます。

口頭で話されたことをまとめるのも、書き留めるのも大変です。人数が多くなればそれだけ時間も手間もかかってしまいます。

付箋で書いた意見をホワイトボードに張り出せば、書き留める必要もなく、種類別に並べ替えたり、複数の意見をまとめたりすることも容易にできます。

手書きのものを後から清書するなら、エクセルやワードでまとめるという意見があるかもしれません。しかし、それはタイピングする人によって意見の内容が左右されたり、キレイにまとめようとしてしまって、本来の意見とは違うものになるかもしれません。実際に作業している人たちの「生の声」を知らないと、本当の改善策にはなりません。それぞれの素直な意見を付箋に書き出すことが大きなポイントになるのです。

柔軟な発想

豊かなアイデアを出すためには、環境にも気を使ってみると良いかもしれません。いつもとは気分を変えて、服装だったり場所を選んでみるのも良いでしょう。そうすることによって、リラックスした状態で意見を出し合い、柔軟な発想へと結びついていくことでしょう。

また、役職者抜きで検討するというのも「本音」を引き出す一つの方法です。「偉い人」を外す勇気も改革には必要かもしれません。

漏れを防ぐ

改善策を考えるときに「多面的に見よう」といいます。多面的とは引き出しを多く持つということです。

面が多ければ、改善策の抜け漏れが減り、より効果的な改善策となります。「売り上げの面ではどう?」とか、「モチベーション面は?」「長期的な面でみると?」などいろいろな角度から見ることによって、抜け漏れ、実効性などを検証しましょう。

改善策の定着

「業務改善をしよう」とプロジェクトを立ち上げても、改善策を作るだけで満足してしまっては意味がありません。時間をかけて考えた改善策。これを定着させなくては、今までの労力がムダになってしまします。

改善策が完成すると、そのプロジェクトは解散となりますが、そこから先の管理者が必要になること忘れないでください。完成した改善策を掲示したり、全社員に通達を出して終わりではなく、その改善策が守られているか、継続できているかを管理しなくては、社内に定着させるのは難しいのです。

意見の整理

アイデアを出し合っていると、波に乗ってきてたくさんの意見が出されると思います。そうなると、本題とは関係がないものやアイデアの数が多くて収拾がつかなくなってくることがあると思います。

そんなときは、休憩所(=仮置き場)を準備するとまとめやすくなります。ホワイトボードに貼られた付箋を休憩所に置き、後日検討するものと分けるようにすれば、本題は何かを意識できるようになります。また、せっかく出てきた意見を一刀両断に遮断するのではなく、一度受け入れることで、柔軟な意見を出せる雰囲気を保つことができます。

しかし、本題を忘れないようにすることは必要です。そのためには、ホワイトボードに議題をわかりやすく提示しておくとよいでしょう。

減らすもの増やすもの

働き方改革や業務改善といえば、時短、コスト削減など、減らすことに重視していると思います。しかし、ただ減らせばいいものではありません。

たとえば、会議の時間をム30分短縮することになりました。早く切り上げたことで、コミュニケーションが減ってしまい、人間関係が上手くいかなくなったり、それによって道ベーションが下がったりするかもしれません。そんなときは、会議の後に10分の雑談を追加します。新しくコミュニケーションの時間を確保することで、お互いを理解し、困ったときに助け合う関係となり、生産性の向上につながっていくのです。

改善策を定着、継続させるためには、減らすものと増やすものを意識しましょう。

前準備

ある日突然「業務改善のアイデアをだしてください」と言われて、どれだけの人が的を得たアイデア・意見を出すことができるでしょうか。

前もって、議題に関する資料や会議の背景と目的がわからないと、意見を出す方も困惑して良い意見は出てこないものです。

会議は、設計が8割、当日2割といわれています。良質なインプットを提供することで、良質な意見が集まり充実した話し合いの場を持つことができるのです。やはり、どんなことにも準備は欠かせません。

多様性

「ダイバーシティ経営」と耳にする機会が増えてきました。ダイバーシティとは、経営においては人種・国籍・性別・年齢を問わず、人材を活用する「人材と働き方の多様化(多様性)」を意味しています。

多様な人材を生かすことで、組織の力を強化するものですが、この多様性は、チームレベルでの発想力強化にもあてはまります。

性別・年齢・国籍・文化の違いだったり、正社員・派遣社員・在宅勤務などの働き方の違いなど、多種多様なメンバーを集めて考えることにより、今までになかった発想や気づきがあるでしょう。

業務改革案を検討するときには、異質なメンバーがいることを意識してやってみてはいかがでしょうか。同じような立場や環境の人が集まっても、いいアイデアはなかなか出てこないものなのです。

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つまり、ITはあくまでも目標を達成させるための【ツール】であり【手段】だと考えています。

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