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業務改善/ムダに気づく

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ネガティブな仕事をしていない?

ネガティブ業務の洗い出し

生産性を上げるためには、ネガティブな仕事を減らし、ポジティブな仕事を増やすと効果的です。そのためにチームで何がネガティブなのか意識を合わせる必要があります。

目的がわからずにこなしているだけの業務は、ミスが多くなり、手戻りの多い業務になります。また、やらされ感の強い業務や面倒な業務は、モチベーションが下がるので、着手や作業に遅れが出たりします。これらの先にあるのは、さらなるモチベーションの低下で、負のスパイラルへと落ちていくのです。

ネガティブな仕事を減らしていかないと、生産性向上には繋がっていかないのです。

ネガティブな仕事を洗い出すには、「正直に」をモットーにチームで本音を吐き出すことです。面倒な作業、手間がかかる作業、何のためにやっているか不透明な作業など、素直にネガティブさを感じた業務を書き出したり、業務一覧表にチェックをいれて意識合わせをしましょう。

ネガティブワード

  • わざわざ
  • いちいち
  • 毎度毎度

これらの言葉がついてしまった業務は、ネガティブな仕事であることの可能性が大きいといえます。

曖昧な言葉を数字に

「結構多い」と言われたら、想像していたより多いことが読み取れますが、人により思い描く数はさまざまです。業務改善をするならば、この曖昧な言葉を数字で表します。もし、数字に表すことが出来なければ、意識して測定を開始して数字を出すようにします。測定値があると、許容範囲の多さなのか、改善が必要な多さなのか判断することが出来ます。

測定値があれば、改善の要否や業務の方向性を判断することができるようになります。もちろん、現場だけで改善できないものもあるでしょう。上司や他部門の担当者に状況を説明し、理解してもらうためには、測定した結果がデータとなり、改善に向けて進んでいくことができるでしょう。

業務の過去と現在

業務はすっと「同じ」ではありません。背景も必要性も時代とともに変化していくのです。変化に伴い、業務も見直す必要があります。

普段、当たり前に行っているルーチン業務。一度標準化された業務はムダを見つけることが難しくなってしまいます。業務の標準化は、生産性向上に欠かせないものではありますが、時代や背景に対する思考を停止させてしまう可能性があります。当たり前の作業は、誰もがムダに気づくことなく、業務改善の対象外となってしまうことが往々にしてあるのです。

視点を変える

業務の効率化、スリム化をするためには、「もし、〇〇がなかったら」を想像し、減らしたり省く業務を見つけると良いでしょう。省略される業務の関係者に確認すれば、それがなくなった時の影響範囲などがある程度見えてきます。

省略できそうな業務に気づいたら、一定の期間だけ思い切ってやめてみるのもいいかもしれません。その時に不都合を感じる人がいたら復活、誰も問題なければそのまま無くすというようなやり方もあります。ただし、その業務を無くせないと分かった時は、すぐに復活できるようデータや手順は残しておかなくてはいけません。作業をストップさせるからと、すぐにデータを削除するようなことはしないように注意してください。

外部の意見

当たり前の仕事に無駄があることを気づけない当事者。では、どうしたらムダに気づくことができるでしょうか。それは、外部の人の意見を参考にしてみることです。

本を読んだり、講演会に参加するもよし。外部のコンサルタントに来てもらったり、ほかの部署の人に見てもらうなど、関係者以外の人の意見で気づかされることもあるでしょう。

また、チーム内に転職者がいたら、その人はまた違った目線を持っているでしょう。前職ではどうだったのか。ムダだと思うところはどこかなど、外からきたひとの知見も参考にしてみましょう。

このように、性別・国籍・働き方の違い、そして内外の見方の違いをムダの発見と生産性向上のために活かしていきましょう。

ありがちなムダ

業務中におきるムダな時間。

  • 思い出す時間
  • 探す時間
  • 悩む時間
  • 問い合わせる時間

これらのムダが常態化しているようなら、減らす努力をしなくてはいけません。

切り替えのムダ

場所の切り替え

通勤や事業所間移動、出張などの移動時間にムダを感じませんか?

移動時間は何も生みません。移動時間を減らすにはテレビ電話やWEBミーティングを利用したり、テレワークの導入も移動時間を減らす方法のひとつです。

気持ちの切り替え

作業中の電話対応や横やりが入るなどが起こると、集中力が切れて生産性が大きく低下します。一度週集中力が途切れると、どこまで作業していたのかわからなくなたり、考えていたことを忘れてしまったりすることがあるでしょう。これらは、リカバリーの時間とストレスがを生んでしまいます。

電話も横やりも、減らそうとして減らせるものではありません。自分で集中できる環境を作るように工夫してみてはいかがでしょうか。会議室などの別室にこもって作業したり、テレワークなどのオフィス以外の場所で作業するなど、集中できる時間を作りましょう。

環境の切り替え

出かける準備の時間、パソコンを立ち上げる時間、プライベートと仕事の切替えが環境の切り替えです。

夏になると、よく耳にするクールビズ・スーパークールビズ。暑さ対策ではありますが、仕事とプライベートの切り替えに一役買っています。カジュアルウエアで出勤していたら、週末や連休前にそのまま出かけることができるので、一瞬のうちに仕事からプライベートへ切り替えができます。また、クールビズになったことでワイシャツのアイロンがけをする時間もなくなります。

日常に起こりうる切り替えのムダは、当たり前に溶け込んでいるので、気づきにくいものです。しかし、ムダなものはムダです。毎日の行動を見直して、ムダな切り替えがないか意識してみましょう。

相手に合わせる

どんなことでも、経験している人がいれば初めての人もいます。

例えば、社内での書類提出。毎月行っているものだから、丁寧な説明は不要、多少の専門用語を使ってスムーズな手続きをと思って対応していたらどうなるでしょう。提出する人の中には、別の事業所からの異動や中途採用、短期契約の人など、いわゆる「初心者」がいるかもしれなせん。相手が初心者であれば、丁寧な対応をしなくては多くの質問や疑問が出てくることになります。

組織の成長

自責志向が強い人は、改善策を考え同じミスをしないように徹底します。この場合、その人のスキルアップにはなりますが、組織としてはどうでしょう?なぜミスが起きてしまったのかを明確にしないと、別の人が同じミスをしてしまう可能性があったり、その業務が属人化されてしまい、組織の成長にはつながらないのです。

一度「他責」で考えてもみましょう。自分のミスを認めつつも、「このフォーマットがおかしい」「マニュアルがわかりづらい」「いままで誰も気づかなかった?」など、ミスを招いた原因が見つかるかもしれません。他責にするとは、環境要因や仕組み、プロセスの問題点をみつけて改善に向かっていくことができます。

ムダに気づくためには、当たり前の業務を違った角度から見て、常識や定説を疑ってみることが必要なのです。

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