紙保存禁止？電子帳簿保存法って何を対応しなければいけないの？に回答します
全ての企業が対象となる大きな変更点が『電子取引データの紙保存禁止』
2024年1月1日から【電子帳簿保存法】が完全に開始します。（2022年1月1日～2023年12月31日までは猶予期間）
今回の改正は動き出さないと本当にまずいと思うので、言葉厳しく記載することをご了承ください。
法人・個人事業主問わず、全ての事業者の帳票保管のやり方が強制的に変わる法律です。
【メールで送られた請求書やダウンロードした領収証を印刷して保管することを禁じる】大きなインパクトがある制度改正です。
どんなケースがダメなのか？どんな対策が必要なのか？このページでお伝えしていきます。
2022年1月1日～2023年12月31日まで猶予期間が設けられた理由
2022年1月から電子帳簿保存法が施行されているが、2021年の夏には、実際に電子帳簿保存法の対応が間に合わない企業が続出しました。
対応できない場合は、特段の事由がない限り青色申告の承認が取消される？等と多くの波紋を呼び、各業界団体からの働きかけもあったおかげで施工20日前の2021年12月10日に公表された令和4年度与党税制改正大綱により、2022年1月からの電子取引における電子データ保存の義務化は2023年12月31日までの2年間は猶予期間を設けるという異例の事態となりました。
2年間の猶予期間が設けられたものの、法改正が見送られたわけではないため、2023年12月末までに全ての企業で対策を講じておかなければなりません。
何も対策していないと【法律違反】になる可能性
SDGsやテレワーク等の環境の変化に伴い、ペーパーレスが推奨されています。
そのこともあり今まで郵送されていた取引先から送られてくる【請求書・納品書・領収書・レシート等】が、最近メールやWebからダウンロードする機会が増えていませんか？
今までですと、メールやWebからダウンロードして届いた【請求書・納品書・領収書・レシート等】は、印刷して紙で保管している企業が多いのではないでしょうか？実はこれ、2024年1月1日から【法律違反】になります。（図１参照）
よくある今までのやり方ではダメな例
請求書をダウンロードへ変更の想定
請求書がメールで来ていた場合の想定
※ 電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書、請求書など国税関係帳簿・書類を、一定の条件を満たせば電子化して保存することを認める法律です。
請求書や領収書などの証憑類を『PDFをメールで送信する』という簡単な方法だったとしても『電子取引』に該当し、電子取引制度の保存要件（「真実性の確保」と「可視性の確保」）を満たす（図２）データにて保存するように決まった法律です。
※ メールで届いた請求書をそのままメールで保存するのは対策しているとはいえない
請求書・領収書等のPDFデータを添付された電子メールは、一見『検索』ができるので対策になっている？と思われがちですが、メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。以下の重要な３点の要件をクリアーする必要があります。
電子帳簿保存法に対応するためにやるべき重要な３点の要件
１．作成・修正・削除した履歴を確認（真実性の確保）
改ざんされていなく、現在保管されているものが本物（最新）だと確認ができることが必要
「真実性の確保」で求められている要件
- 記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること（電子帳簿保存法施行 規則第3条第1号）
- 通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること（電子帳簿保存法施行 規則第3条第1号）
- 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること（電子帳簿保存法施行 規則第3条第2号）
- システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること（電子帳簿保存法施行 規則第3条第3号）
２．取引年月日・取引金額・取引先名により検索可能（可視性の確保）
【日付】【金額】【顧客名】で検索できること
「可視性の確保」で求められている要件
- 帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと（電子帳簿保存法施行 規則第3条第4号）
- 以下の検索要件を満たすこと（対象期間：一課税期間）（電子帳簿保存法施行 規則第3条第5号）
・取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
・日付または金額の範囲指定により検索できること
・二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
３．データをいつでも出力できること
根拠データをいつでも出力できること
パソコンで表示された画面や、ファイルを【印刷】or【ダウンロード】できることが必要です。
紙で到着した請求書を電子化して保存すべき？
電子で到着した請求書は電子で保存しなければいけませんが、紙で到着した請求書は【紙or電子】を選ぶことができます。
電子で到着した請求書は電子で保存しなければいけないので、紙で到着した請求書も【電子で保存】することによって、保存方式を一本化しできるのと、紙ではできなかった【検索】が容易になり効率が上がることでしょう。
電子帳簿保存法と一緒に考えるべきインボイス制度とは？
電子帳簿保存法への対応と同時に対応していかなければならないのが、インボイス制度（適格請求書等保存方式）への対応です。
2023年10月から始まるインボイス制度の影響を考えると、2023年12月31日に照準を合わせるのではなく、少なくとも2023年10月1日のインボイス制度開始時点では、 データで管理できる運用に切り替わっていることが望ましいと思われます。
インボイス制度のことに関してはこちらに【課税事業者としての目線】【免税税事業者としての目線】の２記事を書きましたのでご参照ください。
IT導入補助金を申請して導入することも可能です
ベストプランナー合同会社はIT導入補助金の支援事業者です。
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【他の補助金とIT導入補助金の5つの違い】や【IT導入補助金をベストプランナーに依頼する15の理由】がありますので、こちらからご参照ください。
IT導入補助金でベストプランナーが選ばれる理由
IT導入補助金をベストプランナーに依頼する15の理由
IT導入補助金は、2022年10月1日現在 4894者の事業者がIT導入補助金の支援事業者として登録されています。
その中で、ベストプランナー合同会社を選んでIT導入補助金を依頼する理由は15項目ございます。
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IT導入補助金の注意やポイント
IT参謀かわひろの補助金戦略室
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2024年IT導入補助金で注目すべきITツール一覧
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IT導入補助金の制度の詳細は、こちらをご参照ください。
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IT導入補助金は初回の申請で不採択だったとしても、次の締切があれば何回でも申請できるところが魅力なので、対策を講じて再申請のご提案を致します。
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