AIツールを社内に導入するため、稟議書のテンプレートを探している方も多いのではないでしょうか。

一般的な稟議書の様式だけでは、AI導入で確認されやすい次の項目を十分に説明できないことがあります。

• どの業務にAIを使うのか
• どの程度の効果を見込んでいるのか
• 誤回答や情報漏洩をどう防ぐのか
• 誰が運用を管理するのか
• 効果が出なかった場合にどうするのか

本記事では、AI導入の社内承認に使えるテンプレートを2種類用意しています。

• テンプレートA：経営会議向け1ページ要約版
• テンプレートB：詳細項目を含む稟議書本文版

単なる空欄のひな形ではありません。各項目に「コピペ用テンプレート」「記入例」「承認者が確認するポイント」を併記しています。

社内の稟議書式や申請ワークフローにコピーし、自社の情報へ置き換えてお使いください。

なお、本記事は「実際に稟議書を作るためのテンプレート提供」に特化しています。費用、効果、リスク、撤退基準をどのように考えるかについては、関連記事「AI導入の稟議書の書き方」で詳しく解説しています。

AI導入の稟議書テンプレートは2種類を使い分ける

AI導入の承認を得るために、最初から長い稟議書を作る必要があるとは限りません。

経営者へ方向性を説明する段階と、正式に予算や契約の承認を求める段階では、必要な情報量が異なります。

経営会議や事前説明には1ページ要約版

1ページ要約版は、経営者や役員が短時間で概要を把握するための資料です。

• AI導入の検討を進めてよいか確認したい
• 詳細な見積もりを取得する前に方向性を承認してほしい
• 一部の社員を対象に試験導入したい
• 経営会議で導入候補を説明したい
• 正式な稟議書を作る前に上司へ相談したい

詳細を書きすぎると、何を承認してほしい資料なのか分かりにくくなります。1ページ版では、経営判断に必要な情報だけに絞りましょう。

正式な申請や部門横断の導入には詳細版

詳細版は、実際の契約、支払い、運用開始について承認を求めるときに使います。

• 法人向けAIプランを年間契約する
• 複数部署で利用する
• 個人情報や顧客情報を扱う
• 既存システムと連携する
• AIシステムを開発・外注する
• 初期設定や研修などの導入支援を依頼する

詳細版では、導入メリットだけでなく、費用、責任者、セキュリティ、契約終了時の対応まで明記します。

【テンプレートA】経営会議向け1ページ要約版

以下は、経営会議や社長への事前説明に使用できる1ページ版です。そのままコピーし、社内の書式に合わせて編集してください。

1．承認を求める内容

コピペ用テンプレート
【承認依頼事項】
当社の［対象業務・部署］における業務効率化を目的として、［AIツール・サービス名］の［プラン名］を、［利用人数］名で［契約期間］導入することについて承認を求めます。

初年度の予算上限は［金額］円とし、［導入予定日］から利用を開始する予定です。

記入例
【承認依頼事項】
管理部門における文書作成、議事録作成、社内問い合わせ対応の効率化を目的として、生成AIの法人向けプランを、管理部門5名で3か月間試験導入することについて承認を求めます。

試験導入の予算上限は15万円とし、2026年8月1日から利用を開始する予定です。

承認者が確認するポイント
・何を承認すればよいかが明確か
・利用人数と契約期間が書かれているか
・予算の上限が決まっているか
・試験導入なのか本格導入なのかが分かるか

2．導入目的

コピペ用テンプレート
【導入目的】
［対象業務］にかかる作業時間を削減し、［社員が注力すべき業務］へ時間を振り向けることを目的とします。

AIは、［具体的な用途］に使用し、最終的な確認と判断は担当者が行います。

記入例
【導入目的】
定型文書、会議議事録、社内通知文の作成にかかる時間を削減し、制度設計や社員対応など、管理部門が本来注力すべき業務へ時間を振り向けることを目的とします。

AIは文案作成と情報整理に使用し、最終的な確認と判断は各担当者が行います。

承認者が確認するポイント
・AIを導入すること自体が目的になっていないか
・どの業務を改善するのか具体的か
・AIへ最終判断を任せる設計になっていないか
・経営課題や部門課題につながっているか

3．現在の課題

コピペ用テンプレート
【現在の課題】
現在、［対象業務］に月間約［時間］時間を要しています。

特に、［具体的な作業］が担当者へ集中しており、［残業・属人化・対応遅延などの問題］が発生しています。

記入例
【現在の課題】
現在、会議議事録、社内通知文、業務マニュアルの作成に、管理部門全体で月間約60時間を要しています。

特に、文章作成と修正が特定の担当者へ集中しており、他の業務が遅れる原因となっています。

承認者が確認するポイント
・課題が数字で説明されているか
・一時的な問題ではなく継続的な課題か
・AI導入以外の方法でも解決できないか
・対象業務の優先順位は高いか

4．導入するAIツール・サービス

コピペ用テンプレート
【導入予定サービス】
サービス名：［サービス名］
提供会社：［提供会社名］
契約プラン：［プラン名］
利用人数：［人数］名
契約期間：［期間］
主な用途：［用途］

当該サービスを選定した理由は、［管理機能・セキュリティ・既存業務との相性など］です。

記入例
【導入予定サービス】
サービス名：生成AI法人向けサービス
提供会社：AIサービス提供事業者
契約プラン：法人向けチームプラン
利用人数：5名
契約期間：3か月
主な用途：文書作成、議事録の整理、社内FAQの下書き

管理者が利用者のアカウントを管理できることと、業務利用を前提とした管理機能が提供されている点を評価しました。

承認者が確認するポイント
・無料版ではなく法人利用に適したプランか
・管理者がアカウントを管理できるか
・必要以上に高機能なプランを選んでいないか
・最新の料金と契約条件を確認しているか

5．対象業務・対象者

コピペ用テンプレート
【対象範囲】
対象部署：［部署名］
対象者：［役職・人数］
対象業務：［対象業務］
対象外業務：［対象外とする業務］

試験導入中は、［対象外情報・禁止業務］には使用しません。

記入例
【対象範囲】
対象部署：総務・経理部門
対象者：部門責任者1名、担当者4名
対象業務：社内文書の下書き、議事録の要約、マニュアル作成
対象外業務：人事評価、採用判断、契約内容の最終判断

試験導入中は、個人情報や未公開の顧客情報を入力しません。

承認者が確認するポイント
・対象範囲が広すぎないか
・利用者が明確になっているか
・AIを使用してはいけない業務が決まっているか
・試験導入として管理可能な範囲か

6．導入費用

コピペ用テンプレート
【導入費用】
ライセンス費用：［金額］円
初期設定費用：［金額］円
研修・導入支援費用：［金額］円
その他費用：［金額］円
初年度合計：［金額］円

次年度以降の年間想定費用は［金額］円です。

記入例
【導入費用】
ライセンス費用：9万円
初期設定費用：0円
研修・導入支援費用：5万円
その他費用：1万円
試験導入合計：15万円

本格導入する場合の年間想定費用は、利用人数に応じて別途見積もりを取得します。

承認者が確認するポイント
・税金や為替の扱いが確認されているか
・初期費用と継続費用が分かれているか
・自動更新や最低契約期間がないか
・社内の教育・運用工数が考慮されているか

7．期待する効果とKPI

コピペ用テンプレート
【期待効果】
［対象業務］の作業時間を、月間［現在時間］時間から［目標時間］時間へ削減することを目標とします。

【KPI】
・月間利用者数：［人数］名以上
・対象業務での利用件数：月［件数］件以上
・作業時間削減率：［割合］％以上
・修正や手戻り：導入前と比較して［割合］％以下

記入例
【期待効果】
文書作成と議事録作成の時間を、月間60時間から40時間へ削減することを目標とします。

【KPI】
・月間利用者数：4名以上
・対象業務での利用件数：月30件以上
・作業時間削減率：20％以上
・重大な誤記載や情報漏洩：0件

承認者が確認するポイント
・効果を測定できる数字があるか
・利用回数だけを成果としていないか
・品質低下や修正工数も測定するか
・目標値が現実的か

8．主なリスクと対策

コピペ用テンプレート
【主なリスクと対策】
・情報漏洩：［入力禁止情報・利用環境・管理方法］
・誤回答：［人間による確認方法］
・著作権・引用：［出典確認の方法］
・不適切利用：［社内ルール・研修方法］
・利用が定着しない：［研修・活用事例共有］

記入例
【主なリスクと対策】
・情報漏洩：個人情報、顧客情報、未公開の経営情報は入力禁止とする
・誤回答：顧客や社外へ提出する文書は担当者が原文と照合する
・著作権・引用：引用や統計情報は一次情報を確認する
・不適切利用：利用開始前に社内ルール説明会を実施する
・利用が定着しない：毎月、活用事例と削減時間を共有する

承認者が確認するポイント
・リスクを「問題なし」としていないか
・リスクと対策が対になっているか
・社内ルールだけでなく運用方法が決まっているか
・問題発生時の責任者が決まっているか

9．導入スケジュールと継続判断

コピペ用テンプレート
【スケジュール】
承認：［日付］
契約・初期設定：［期間］
利用者研修：［日付］
試験利用：［期間］
効果測定：［日付］
継続判断：［日付］

【継続条件】
［KPI・利用状況・問題発生件数］をもとに、継続、改善、利用範囲の拡大、契約終了を判断します。

記入例
【スケジュール】
承認：2026年7月末
契約・初期設定：2026年8月1日〜8月7日
利用者研修：2026年8月8日
試験利用：2026年8月11日〜10月31日
効果測定：毎月末
継続判断：2026年11月上旬

【継続条件】
月20時間以上の作業削減が確認でき、重大な情報漏洩や運用上の問題が発生していない場合に本格導入を検討します。

承認者が確認するポイント
・いつ結果を評価するか決まっているか
・一度契約したら自動的に継続する計画ではないか
・継続と中止の条件があるか
・評価結果を誰が報告するか決まっているか

テンプレートAの全文コピー用ブロック

以下の囲み内は、説明文を含まないコピー専用のひな形です。社内書式へ貼り付けて編集してください。

【テンプレートB】詳細項目を含むAI導入稟議書本文

正式な予算申請や契約承認では、1ページ版より詳しい情報が必要です。以下のテンプレートは、生成AIの法人向けサービス、AI業務支援ツール、AIシステム開発などに使用できます。

1．基本情報と承認依頼事項

コピペ用テンプレート
件名：［AIツール・システム名］導入の件
申請日：［日付］
申請部署：［部署名］
申請者：［氏名・役職］
導入責任者：［氏名・役職］
希望決裁日：［日付］
利用開始予定日：［日付］

本申請では、［対象業務］の改善を目的として、［AIツール・システム名］を［利用人数・対象部署］へ導入し、総額［金額］円の予算を使用することについて承認を求めます。

記入例
件名：生成AI法人向けプラン導入の件
申請日：2026年7月15日
申請部署：管理本部
申請者：管理本部長
導入責任者：総務課長
希望決裁日：2026年7月25日
利用開始予定日：2026年8月1日

本申請では、管理部門における文書作成、議事録作成、社内情報整理の効率化を目的として、生成AI法人向けプランを管理本部10名へ導入し、初年度総額60万円の予算を使用することについて承認を求めます。

承認者が確認するポイント
・申請者と運用責任者が明確か
・契約、支払い、運用開始のどこまで承認するのか
・希望決裁日が合理的か
・金額と導入範囲が一致しているか

2．導入の背景と現状の課題

コピペ用テンプレート
現在、［対象業務］について、［人数］名が月間合計［時間］時間を費やしています。

主な課題は以下のとおりです。
・［課題1］
・［課題2］
・［課題3］

現状のままでは、［残業増加・対応遅延・品質低下・属人化などの影響］が続くと考えられます。

記入例
現在、社内文書、議事録、業務マニュアルの作成について、管理本部10名が月間合計120時間を費やしています。

主な課題は以下のとおりです。
・同じ内容の文書を部署ごとに作成している
・議事録作成に時間がかかり、共有が翌日以降になる
・文章作成が得意な社員に作業が集中している

現状のままでは、管理業務の増加に伴い残業時間が増え、制度設計や業務改善に充てる時間を確保できない可能性があります。

承認者が確認するポイント
・AIで解決可能な課題か
・課題の規模が費用に見合うか
・業務改善や既存ツールの活用で解決できないか
・現状を放置した場合の影響が具体的か

3．導入目的と対象範囲

コピペ用テンプレート
本導入の目的は、［対象業務］をAIで支援し、［削減・改善したい内容］を実現することです。

対象部署：［部署名］
対象者：［人数・役職］
対象業務：［業務名］
対象外業務：［AIを使用しない業務］
AIの役割：［下書き・分類・要約・分析支援など］
人間の役割：［事実確認・最終判断・承認など］

記入例
本導入の目的は、文書の下書き、会議内容の整理、業務マニュアル作成をAIで支援し、定型作業にかかる時間を削減することです。

対象部署：管理本部
対象者：10名
対象業務：社内文書、議事録、業務マニュアル、社内FAQの作成
対象外業務：人事評価、採用可否、契約締結、法的判断
AIの役割：情報整理、文章の下書き、構成案の作成
人間の役割：事実確認、修正、承認、最終判断

承認者が確認するポイント
・AIと人間の役割が明確か
・AIへ重要な判断を任せていないか
・対象業務が広がりすぎていないか
・対象外業務が明記されているか

4．導入するAIツール・サービスの概要

コピペ用テンプレート
サービス名：［名称］
提供会社：［会社名］
契約プラン：［プラン名］
契約期間：［期間］
利用人数：［人数］名
主な機能：［機能］
管理機能：［アカウント管理・利用状況管理など］
サポート内容：［内容］
既存ツールとの連携：［内容］
法人向けプランを選ぶ理由：［理由］

記入例
サービス名：生成AI法人向けサービス
提供会社：AIサービス提供事業者
契約プラン：法人向けチームプラン
契約期間：1年間
利用人数：10名
主な機能：文章生成、要約、情報整理、ファイル内容の確認支援
管理機能：管理者によるアカウント発行・削除、利用者管理
サポート内容：オンラインヘルプ、管理者向け問い合わせ窓口
既存ツールとの連携：必要に応じて文書管理ツールへ手動で転記
法人向けプランを選ぶ理由：社員個人のアカウントに依存せず、会社側で利用者を管理するため

承認者が確認するポイント
・契約主体が会社になっているか
・社員個人のアカウントを業務利用しないか
・利用人数を増減できるか
・サービス停止時の代替方法があるか

5．候補ツールの比較と選定理由

コピペ用テンプレート
候補となる［件数］サービスについて、以下の項目で比較しました。

・対象業務への適合性
・利用料金
・管理者機能
・データの取り扱い
・アカウント管理
・サポート体制
・既存ツールとの連携
・契約期間と解約条件

比較の結果、［選定サービス名］を選定しました。
選定理由は、［自社の要件に合う具体的な理由］です。

記入例
候補となる3サービスについて、対象業務への適合性、利用料金、管理者機能、データの取り扱い、サポート体制を比較しました。

比較の結果、生成AI法人向けサービスAを選定しました。
選定理由は、管理者によるアカウント管理が可能であり、今回対象とする文書作成や情報整理に必要な機能を備えているためです。最も安価なサービスではありませんが、会社として利用状況を管理しやすい点を評価しました。

承認者が確認するポイント
・比較対象が1社だけになっていないか
・価格だけで選んでいないか
・自社の優先条件が明確か
・選定しなかったサービスの理由を説明できるか

6．導入費用と予算

コピペ用テンプレート
ライセンス費用：［金額］円
初期設定費用：［金額］円
導入支援費用：［金額］円
研修費用：［金額］円
開発・連携費用：［金額］円
保守・運用費用：［金額］円
その他費用：［金額］円
初年度総額：［金額］円
次年度以降の年間費用：［金額］円
支払時期：［時期］
予算科目：［科目］

上記以外に、社内担当者の初期設定、研修、効果測定に月間［時間］時間程度の工数を見込んでいます。

記入例
ライセンス費用：年間36万円
初期設定費用：0円
導入支援費用：10万円
研修費用：10万円
開発・連携費用：0円
保守・運用費用：0円
その他費用：4万円
初年度総額：60万円
次年度以降の年間費用：36万円
支払時期：契約時に年間一括払い
予算科目：ソフトウェア利用料、教育研修費

上記以外に、管理担当者の初期設定、研修準備、効果測定に月間5時間程度の工数を見込んでいます。

承認者が確認するポイント
・見積書の金額と一致しているか
・初年度と次年度以降の金額が分かれているか
・自動更新、為替、追加アカウント費用を確認したか
・社内担当者の工数が無視されていないか

7．期待する効果と費用対効果

コピペ用テンプレート
対象業務の現在の作業時間は月間［時間］時間です。

導入後は、以下を目標とします。
最低目標：月間［時間］時間削減
標準目標：月間［時間］時間削減
理想目標：月間［時間］時間削減

時間単価を［金額］円として換算した場合、標準目標達成時の年間削減額は約［金額］円です。
定量効果だけでなく、［品質・対応速度・属人化解消など］の改善も確認します。

記入例
対象業務の現在の作業時間は月間120時間です。

導入後は、以下を目標とします。
最低目標：月間15時間削減
標準目標：月間30時間削減
理想目標：月間45時間削減

時間単価を3,000円として換算した場合、標準目標達成時の年間削減額は約108万円です。
定量効果だけでなく、文書作成の属人化解消、議事録共有の迅速化、担当者間の品質差の縮小も確認します。

承認者が確認するポイント
・楽観的な目標だけになっていないか
・削減時間の根拠があるか
・AI出力の修正時間を考慮しているか
・金額換算できない品質面も確認するか

8．セキュリティと情報漏洩対策

コピペ用テンプレート
以下の情報はAIへ入力しません。
・［個人情報］
・［顧客情報］
・［営業秘密・機密情報］
・［契約上、第三者提供が制限される情報］
・［その他の禁止情報］

アカウントは会社が発行し、管理者を［役職・氏名］とします。
利用者の異動・退職時には、［期限］以内にアカウントを停止または削除します。
問題が発生した場合は、［連絡先・責任者］へ報告し、必要に応じて利用を停止します。

記入例
以下の情報はAIへ入力しません。
・氏名、住所、電話番号などの個人情報
・未公開の顧客情報
・取引条件、原価、未発表の経営情報
・秘密保持契約の対象となる情報
・人事評価や給与情報

アカウントは会社が発行し、管理者を総務課長とします。
利用者の異動・退職時には、当日中にアカウントを停止または削除します。
問題が発生した場合は、管理本部長と情報システム担当者へ報告し、必要に応じて対象アカウントまたは全社利用を停止します。

承認者が確認するポイント
・入力禁止情報が具体的か
・利用者任せではなく会社がアカウントを管理するか
・退職者や異動者への対応があるか
・問題発生時の連絡経路が決まっているか

9．AI出力の確認、著作権、責任体制

コピペ用テンプレート
AIが作成した内容は、そのまま社外へ提出しません。

以下の確認を担当者が行います。
・事実関係の確認
・数値、固有名詞、日付の確認
・引用元、出典の確認
・著作権や第三者の権利を侵害していないかの確認
・社内規程や顧客との契約条件への適合確認

最終的な責任者は［役職・氏名］とします。

記入例
AIが作成した内容は、そのまま顧客や取引先へ提出しません。

以下の確認を担当者が行います。
・元資料と内容が一致しているか
・会社名、商品名、金額、日付に誤りがないか
・引用した情報の出典を確認できるか
・既存の記事や第三者の著作物を過度に模倣していないか
・社内ルールや顧客との秘密保持契約に反していないか

最終的な責任者は各部門長とします。

承認者が確認するポイント
・AI出力をそのまま使用しないか
・顧客提出物の確認方法が決まっているか
・誰が最終責任を負うか明確か
・確認工数も業務設計に含まれているか

10．導入、教育、運用スケジュール

コピペ用テンプレート
［日付・期間］：契約、アカウント発行
［日付・期間］：社内ルールの確定
［日付・期間］：利用者研修
［日付・期間］：試験利用
［日付・期間］：効果測定
［日付・期間］：改善
［日付］：本格導入または契約継続の判断

利用開始前に、［研修内容］について説明します。

記入例
2026年8月1日〜7日：契約、アカウント発行
2026年8月8日：社内ルールの確定
2026年8月12日：利用者研修
2026年8月13日〜10月31日：試験利用
毎月末：利用状況と削減時間を測定
2026年10月：課題の改善
2026年11月5日：本格導入または契約継続の判断

利用開始前に、入力禁止情報、AI出力の確認方法、社外提出時の注意事項について説明します。

承認者が確認するポイント
・契約後すぐに全社展開しないか
・研修前に利用を始めないか
・効果測定の日程があるか
・担当者の準備時間が確保されているか

11．KPIと効果測定方法

コピペ用テンプレート
KPI1：［指標名］
現在値：［数値］
目標値：［数値］
測定方法：［方法］
測定担当者：［担当者］
測定時期：［時期］

KPI2：［指標名］
現在値：［数値］
目標値：［数値］
測定方法：［方法］
測定担当者：［担当者］
測定時期：［時期］

KPI3：［指標名］
現在値：［数値］
目標値：［数値］
測定方法：［方法］
測定担当者：［担当者］
測定時期：［時期］

記入例
KPI1：文書作成時間
現在値：月間80時間
目標値：月間60時間
測定方法：対象文書の作業時間を記録
測定担当者：総務課長
測定時期：毎月末

KPI2：議事録共有までの時間
現在値：平均1営業日
目標値：会議終了後3時間以内
測定方法：会議終了時刻と共有時刻を記録
測定担当者：各会議の事務局
測定時期：会議ごと

KPI3：重大な誤記載・情報漏洩
現在値：0件
目標値：0件
測定方法：インシデント報告を集計
測定担当者：管理本部長
測定時期：随時、月末集計

承認者が確認するポイント
・利用回数だけで評価していないか
・時間、品質、リスクを組み合わせているか
・測定担当者が決まっているか
・現在値を取得できているか

12．継続、改善、拡大、撤退の判断基準

コピペ用テンプレート
評価日は［日付］とします。

【継続条件】
［達成すべきKPI・問題発生件数］

【改善条件】
［一定の効果はあるが改善が必要な場合の条件］

【利用範囲の拡大条件】
［他部署や他業務へ広げる条件］

【契約終了条件】
［効果未達・重大事故・費用増加など］

契約終了時は、［データ削除・アカウント削除・成果物移行］を行います。

記入例
評価日は2026年11月5日とします。

【継続条件】
月間20時間以上の作業削減が確認でき、重大な情報漏洩が0件であること

【改善条件】
利用率は高いものの修正時間が多い場合は、対象業務と利用方法を見直すこと

【利用範囲の拡大条件】
管理部門で3か月連続して目標を達成した場合に、営業部門での試験導入を検討すること

【契約終了条件】
作業時間がほとんど削減されない、重大な情報漏洩が発生する、または年間費用が予算上限を超えること

契約終了時は、利用者アカウントを削除し、必要な成果物を社内の文書管理環境へ移行します。

承認者が確認するポイント
・継続条件だけでなく終了条件もあるか
・効果が出ないまま契約を更新しない設計か
・他部署への拡大を自動的に行わないか
・契約終了時のデータやアカウント処理が決まっているか

13．添付資料

コピペ用テンプレート
本申請には、以下の資料を添付します。
・見積書
・料金表
・サービス概要資料
・候補ツール比較表
・利用規約
・データの取り扱いに関する資料
・セキュリティチェックシート
・導入スケジュール
・社内利用ルール案
・費用対効果の試算表

記入例
本申請には、以下の資料を添付します。
・導入予定サービスの正式見積書
・法人プランの料金表
・3サービスの比較表
・サービス利用規約
・データ利用方針
・提供会社から受領したセキュリティ資料
・3か月間の導入スケジュール
・生成AI社内利用ルール案
・作業時間削減の試算表

承認者が確認するポイント
・稟議書本文の根拠となる資料があるか
・見積書の有効期限が切れていないか
・利用規約やデータの取り扱いを確認したか
・稟議書と添付資料の内容が一致しているか

テンプレートBの全文コピー用ブロック

以下の囲み内は、説明文を含まないコピー専用のひな形です。社内書式へ貼り付けて編集してください。

自社に合わせてテンプレートを変更する方法

AI導入の形態によって、稟議書で重視すべき項目は異なります。テンプレートをそのまま使用するのではなく、契約内容やリスクに合わせて調整してください。

PoC・試験導入の場合

PoCとは、実際に小規模な環境で利用し、効果や実現性を確認する取り組みです。試験導入では、次の項目を明確にします。

• 試験期間
• 対象部署
• 利用人数
• 対象業務
• 予算上限
• 測定するKPI
• 継続判断日
• 中止条件

「まず使ってみる」だけでは、終了時に成果を判断できません。導入前に、何をもって成功とするかを決めておきましょう。

既製のAIツールを契約する場合

生成AIやAI業務支援ツールなど、既製のクラウドサービスを導入する場合は、次の項目を重点的に確認します。

• 利用人数
• 最低契約期間
• 自動更新の有無
• アカウントの追加・削除方法
• 管理者機能
• データの保存と利用
• 解約条件
• サポート範囲

月額料金だけでなく、年間総額や次年度以降の費用も記載してください。

AIシステムを開発・外注する場合

自社向けにAIシステムを開発する場合は、既製サービスより多くの確認項目が必要です。詳細版に次の項目を追加しましょう。

• 要件定義の範囲
• 開発対象と対象外
• 納品物
• 検収条件
• 開発スケジュール
• 追加開発の料金
• 保守運用の範囲
• データと成果物の権利
• 契約終了後のデータ移行
• 他のベンダーへの引き継ぎ方法

開発会社へ任せきりにせず、自社が準備する情報や判断する項目も明確にする必要があります。

正式な稟議制度がない場合

小規模企業や個人事業では、正式な稟議書の制度がない場合もあります。その場合は、テンプレートAを次の資料へ転用できます。

• 社長向け提案書
• 予算申請書
• 部門会議資料
• 導入相談シート
• ベンダー比較資料
• 導入プロジェクトの企画書

重要なのは書類の名称ではありません。誰が、何に、いくら使い、どのような効果とリスクがあるのかを共有できる状態にすることが重要です。

テンプレートを完成させるために集める情報

テンプレートをコピーしても、必要な情報がそろっていなければ完成しません。自社で整理する情報と、AIサービスの提供会社へ確認する情報を分けて集めましょう。

自社で用意する情報

• AIを導入する目的
• 現在の業務手順
• 現在の作業時間
• 対象部署と利用人数
• 対象業務と対象外業務
• 予算上限
• 導入責任者
• 運用管理者
• 現在利用しているシステム
• 効果を測定するKPI
• 入力を禁止する情報
• 継続・撤退を判断する時期

特に、現在の作業時間が分からなければ、導入後の効果も測定できません。精密な調査が難しい場合でも、まずは1週間程度の作業時間を記録し、月間の概算値を算出しましょう。

ベンダーへ確認する情報

• 最新の利用料金
• 最低利用人数
• 最低契約期間
• 初期費用
• 自動更新の有無
• 解約期限と解約方法
• アカウントの追加・削除方法
• 管理者機能
• 入力データの取り扱い
• データの保存期間
• サービス改善や学習への利用
• データ保存地域
• 障害発生時の対応
• 問い合わせ窓口
• 契約終了時のデータ削除
• 既存システムとの連携条件

公式サイトに記載されていない項目は、提供会社へ問い合わせてください。営業担当者の口頭説明だけでなく、規約、仕様書、メール回答など、後から確認できる資料を保管することも重要です。

AI導入の稟議書でよくある失敗

AIツールの機能説明が長すぎる

稟議書では、AIができることをすべて説明する必要はありません。承認者が知りたいのは、機能の多さではなく、自社の課題を解決できるかどうかです。「文章を作成できる」「データを分析できる」という説明だけでなく、どの業務で、誰が、どのように使うのかを書きましょう。

効果が理想値だけになっている

AI導入では、実際の削減時間が事前の想定を下回ることがあります。最低目標、標準目標、理想目標を分けて示すと、過度に楽観的な計画になるのを防げます。また、AIが作成した内容を修正する時間も考慮してください。

料金以外の自社工数が入っていない

AIツールの利用料金が低くても、初期設定、アカウント管理、社内ルール作成、利用者研修、問い合わせ対応、AI出力の確認、効果測定、契約更新の判断には社内工数がかかります。稟議書には、ベンダーへ支払う金額だけでなく、社内で必要になる作業も記載しましょう。

リスクを「問題なし」と書いている

AIの利用にリスクがないと断定することはできません。リスクを隠すよりも、想定されるリスクと対策をセットで示した方が、承認者は判断しやすくなります。例えば、誤回答のリスクには人間による確認を、情報漏洩のリスクには入力禁止情報とアカウント管理を設定します。

責任者と確認方法が決まっていない

導入担当者が決まっていても、運用責任者が決まっていないケースがあります。契約と予算、アカウント、社内ルール、AI出力、問題発生時の判断、効果測定について、誰が担当するかを明確にしましょう。複数の役割を同じ人が担当しても構いませんが、役割自体は明確にする必要があります。

契約後の判断基準がない

導入時点で、継続する条件、利用方法を改善する条件、他部署へ拡大する条件、プランを縮小する条件、契約を終了する条件を決めておきましょう。効果が出ていないにもかかわらず、前年と同じ内容で自動更新する事態を防げます。

承認者が確認するAI導入稟議書のチェックリスト

提出前に、次の項目を確認してください。

□ 承認してほしい内容が最初に書かれている

□ AI導入の目的が業務課題とつながっている

□ 対象部署、対象者、対象業務が明確である

□ AIを使用しない業務が決まっている

□ 人間が最終確認する範囲が明記されている

□ 初年度総額が分かる

□ 次年度以降の費用が分かる

□ 自動更新や最低契約期間を確認している

□ ベンダー費用だけでなく社内工数も考慮している

□ 現在の作業時間が記録されている

□ 導入効果を測定するKPIがある

□ 最低目標と標準目標が設定されている

□ 入力禁止情報が具体的に決まっている

□ アカウント管理者が決まっている

□ AI出力の確認方法が決まっている

□ 利用者研修の予定がある

□ 問題発生時の報告先が決まっている

□ 継続判断日が設定されている

□ 契約終了条件が設定されている

□ 見積書や比較表などの添付資料がそろっている

すべての項目を一度に満たせない場合でも、不明点を空欄にせず、「確認中」「正式見積取得後に確定」など、現在の状況を記載してください。

AI導入の稟議書テンプレートに関するよくある質問

無料のAIツールを導入する場合も稟議書は必要ですか？

費用が発生しなくても、業務で利用する場合は社内の承認が必要になることがあります。特に、個人情報、顧客情報、社内の機密情報を扱う可能性がある場合は、利用範囲や入力禁止情報を決める必要があります。正式な稟議書が不要な会社でも、利用目的、対象者、禁止事項、管理者を記載した簡易な申請書や利用届を作成しておくと安心です。

費用対効果を正確に計算できない場合はどうすればよいですか？

導入前に正確な効果を確定することは困難です。そのため、現在の作業時間をもとに、最低目標、標準目標、理想目標の3段階で試算します。試算であることを明記し、試験導入後に実績値と比較する方法が現実的です。

PoCの段階でも詳細版を作る必要がありますか？

小規模でリスクの低いPoCであれば、テンプレートAの1ページ版でも対応できます。ただし、個人情報を扱う、既存システムと連携する、外部ベンダーへ開発を依頼する場合は、試験導入であっても詳細版を使用した方がよいでしょう。導入規模だけでなく、扱う情報や契約上のリスクで判断してください。

AIツールの料金が確定していない場合はどう書きますか？

正式な料金が確定していない場合は、概算額と予算上限を分けて記載します。例えば「現時点の概算費用は年間50万〜60万円です。予算上限を60万円とし、正式見積取得後に契約金額を確定します」と記載します。見積書の取得予定日や、上限を超えた場合に再申請することも記載しておくとよいでしょう。

テンプレートはWordやGoogleドキュメントでも使えますか？

本記事のテンプレートは、Word、Googleドキュメント、社内ワークフロー、グループウェアの申請フォームなどへコピーできます。表や改行が崩れる場合は、テキスト形式で貼り付けた後に整形してください。また、会社指定の必須項目がある場合は、社内書式を優先してください。

まとめ｜AI導入の稟議書テンプレートを自社向けに書き換えよう

AI導入の稟議書は、導入したいAIツールの機能を説明するだけでは完成しません。承認者が判断できるように、次の内容を明確にする必要があります。

• 何を承認してほしいのか
• どの業務を改善するのか
• 誰が利用するのか
• 初年度と次年度以降にいくらかかるのか
• どのように効果を測るのか
• 情報漏洩や誤回答をどう防ぐのか
• 誰が責任を持って運用するのか
• いつ継続や終了を判断するのか

経営会議や事前説明では、テンプレートAの1ページ要約版を使います。正式な予算申請や契約承認では、テンプレートBの詳細版を使いましょう。

本記事の記入例をそのまま提出するのではなく、自社の業務、人数、費用、ルールへ置き換えることが重要です。

AI導入稟議書の費用、効果、リスク、撤退基準をどのように考えるか迷う場合は、関連記事「AI導入の稟議書の書き方」も併せて確認してください。

AI導入の稟議書は、テンプレートを埋めるだけでなく、自社の課題、対象業務、費用、効果、リスク対策を一貫して説明することが重要です。

「どのAIツールを選べばよいか分からない」「費用対効果を数字にできない」「経営層からセキュリティについて質問されている」といった場合は、導入目的と対象業務を整理したうえで専門家へ相談すると、稟議書を作成しやすくなります。

まずは、AIを導入したい業務、利用予定人数、現在困っていることを整理し、自社に合った導入方法をご相談ください。