Web会議システムのメリットとデメリットを解説！
働き方改革や、新型コロナウイルスの感染拡大などにより、テレワークやWeb会議システムを利用したミーティングを実施する企業も増えてきています。
今後さらに導入する企業も増えると思われるWeb会議には、どのようなメリット・デメリットがあるのか、詳しく紹介します。
Web会議システムのメリット
まずWeb会議システムのメリットについて紹介します。
移動や場所確保が必要ない
通常、会議をおこなう場合には予定に合わせて会議室を借りたり、各種資料を印刷したり、さまざまな準備が必要になります。
しかし、Web会議であればインターネット環境さえあればどこでも会議ができるため、場所を確保することもなく、また拠点の違うメンバーも移動の必要がありません。
Web会議システム上ではパソコンの画面共有や、データ共有も容易なため、資料を人数分印刷する手間がかからず、これらの経費も削減できます。
スピーディーな意思決定ができる
会議ですぐ決定したいことがあっても、最終決定を下す上司や社長が外出していてしばらく戻らない、となると全社的な意思決定が遅れてしまいます。
しかし、Web会議なら外出先からでも参加できるため、上司や社長がその場で決定を下し、スピーディーに事を進められるという点もメリットです。
働き方の多様化
Web会議が一般的になる以前は、在宅勤務の社員でも会議の日は出社するのが当たり前でした。しかし、Web会議ならインターネット環境さえあればどこでも会議ができます。
在宅勤務、モバイルワーク、レンタルオフィスなどさまざまな場所で働くメンバー同士や、距離の離れた取引先ともミーティングができるため、働き方の多様化にも最適です。
Web会議システムのデメリット
つづいて、デメリットといえる部分についても紹介します。
通信環境に左右される
利用している通信の速度が遅かったり、接続状況が悪いと、会話がとぎれとぎれになって話が通じなかったり、画面が止まったりして、最悪切断されることもあります。
重要な会議の際は事前に各メンバーの接続状況を確認し、通信が安定しているテレビ会議システムの導入を検討してもよいかもしれません。
表情や雰囲気が伝わりにくい
面と向かって人と話せば、相手の表情や雰囲気、空気を感じ取れますが、画面越しだと細かな相手の変化などに気づきにくいです。
そのため、意見に対して心からの賛同であるか、またこちらの話した内容がしっかり伝わっているか、などを察知しにくいです。これもWeb会議のデメリットといえます。
大人数になると使いづらい
大人数だと対面のように各々での会話が難しく、隣の人と気軽に意見交換、ということもできません。
話し相手がその場にいないため空気を掴みにくく、話し出すタイミングがかぶることもあるでしょう。
また、使用するシステムによっては接続人数が多いと、接続しにくくなることがあります。
Web会議を取り入れる企業が増えている理由
なぜ近年、Web会議を取り入れる企業が増えているのか、その理由についても紹介します。
働き方改革
長時間労働の是正、テレワーク・時短勤務など柔軟な働き方の導入、また子育てや介護をする人でも仕事を続けられる取り組みなど、働き方改革を実践する企業も増えています。
そんななか、Web会議であれば自宅やサテライトオフィスなどで勤務している社員であっても、社内や取引先といつでもミーティングをおこなえます。
業務の相談や会議だけでなく、社員同士で交流をすることで一体感が生まれるという効果にも期待できます。
コロナウイルスの影響
国内における新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、感染を予防するためテレワークを導入する企業が増えました。
テレワークであっても、Web会議システムを利用すれば、社外にいるメンバーや遠隔地の取引先といつでも、好きな場所でミーティングをおこなえます。
メールやチャットでも会話はできますが、直接話したほうが早いときや、複数人で話したいことがあるとき、交流を深めたいときなどに、Web会議が最適です。
5Gの普及でさらに増える可能性あり
5Gとは高速・大容量の新しい通信システムで、多接続、低遅延（リアルタイム）通信を実現するものです。2020年から、日本でも5Gの通信サービスが開始されました。
5G通信がより普及すれば、Web会議における音声や映像の遅延など気にすることなく、さらに高品質でスムーズにおこなえるようになるでしょう。
高速・大容量の通信が可能なため、ARやVRを活用したウェビナーや動画によるデジタル授業や商材など、新技術を取り入れたWeb会議もさらに増えていくことが予想されます。
まとめ
Web会議には、つぎのようなメリットがあることを紹介しました。
- 移動や場所確保が必要ない
- スピーディーな意思決定ができる
- 働き方の多様化に最適
働き方改革やコロナウイルスの影響、また5G通信の開始で、来年はより多くの企業でWeb会議が「当たり前」となっていくことでしょう。