宿泊者名簿を電子化する方法｜小規模宿がスマホとAIで紙管理を減らす

宿泊者名簿は、改正後の必要項目を確認したうえで、記帳→保存→必要時の提示までをスマホ・表計算・AIで回すことができます。

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2023年12月13日施行の改正では、宿泊者名簿の記載事項から「職業」が削除され、新たに「連絡先」が追加されました。また、日本国内に住所を有しない外国人宿泊者については、国籍・旅券番号の記載が必要です。

ただし、宿泊者名簿には自治体が追加している項目がある場合があります。電子保存そのものは可能ですが、自分の宿で使う様式や保存・提示方法については、所在地を管轄する保健所・自治体へ確認したうえで運用してください。

この記事では、セルフチェックイン機や高額なPMSを導入する話はしません。対象は、紙の宿泊者名簿とコピー機を使いながら、フロントを1人または少人数で回している小規模ホテル・旅館です。

スマートフォンで「撮る」、AI-OCRで「転記する」、表計算で「整理する」、最後は人が「確認する」。この流れに変えるだけでも、宿泊者名簿という「やらなければならない仕事」に使う時間を減らせます。

改正旅館業法で宿泊者名簿はどう変わったか

宿泊者名簿を電子化する前に、まず確認しなければならないのが「現在、何を記録する必要があるのか」です。古い宿泊者名簿を何年もそのまま使っている宿では、現在の法令と用紙の項目が合っていない可能性があります。AIやExcelを導入する前に、現在の様式を見直しましょう。

2023年12月13日から「職業」が削除され「連絡先」が追加

厚生労働省が案内している2023年12月13日施行の改正旅館業法では、宿泊者名簿の記載事項として「連絡先」が追加され、「職業」が削除されました。

そのため、昔から使っている宿泊者カードに、氏名・住所・職業だけが印刷されているのであれば、一度見直したほうがよいでしょう。

現在の旅館業法施行規則では、基本となる事項として次の項目があり、日本国内に住所を有しない外国人については国籍・旅券番号も必要とされています。

• 氏名
• 住所
• 連絡先
• 日本国内に住所を有しない外国人の場合：国籍・旅券番号

実務ポイント
ネットで見つけた宿泊者名簿テンプレートをそのまま使うのではなく、まず管轄保健所の最新様式・案内と照合してください。

国の基本項目と自治体の追加項目を分けて考える

旅館業法施行規則では、前述の項目に加えて「その他都道府県知事が必要と認める事項」も定められています。つまり、全国の旅館・ホテルが完全に同じ項目で運用するとは限りません。

実際に自治体の案内では、国の基本項目以外に性別、年齢、前泊地、行先地、到着日時、出発日時、室名などを求める例もあります。

したがって、電子化の最初にやることはAIツールを選ぶことではありません。所在地を管轄する保健所の宿泊者名簿様式を確認することです。

問い合わせ例
「当施設では宿泊者名簿を電子データで作成・保存する運用を検討しています。必要な記載項目と、保存・提示方法について確認したいです」と聞くと整理しやすくなります。

日本国内に住所を有しない外国人は国籍・旅券番号を確認する

外国人宿泊者への対応では、「外国人なら全員」とまとめて考えないことが重要です。旅館業法施行規則で国籍・旅券番号の記載対象とされているのは、日本国内に住所を有しない外国人宿泊者です。

厚生労働省の通知では、この対象となる外国人宿泊者について、国籍と旅券番号を宿泊者名簿に記載し、旅券の呈示を求め、旅券の写しを宿泊者名簿とともに保存する運用が示されています。

ここで注意したいのが、「パスポートを確認すること」と「パスポート画像を生成AIへアップロードすること」は別だという点です。法律上必要な確認・保存と、AIに入力する必要性を混同しないようにしましょう。

宿泊者名簿は作成日から3年間保存する

旅館業法施行規則では、宿泊者名簿について、正確な記載を確保するための措置を講じたうえで作成し、作成の日から3年間保存することが定められています。厚生労働省が2025年3月11日に改正し、2025年4月1日から適用した「旅館業における衛生等管理要領」でも、宿泊者名簿を作成して3年保存することが示されています。

紙で3年分を保管すると、宿泊者数が多い施設ほどファイルが増えていきます。電子化のメリットは単に棚が空くことではありません。3年間の記録から必要な情報をすぐ探せることにあります。

ICTによる本人確認と名簿の電子化は同じではない

「宿泊者名簿をExcelや電子データにすること」と「無人・非対面で本人確認を完了させること」は別の話です。

厚生労働省は2025年3月11日付の改正で、人手不足やICTの進展を踏まえ、本人確認についてICTを活用する方法を整理しています。2025年4月1日から適用された管理要領では、対面確認に加え、一定要件を満たすICTによる本人確認方法などが示されています。

つまり、「入力フォームを作ったから無人チェックインにできる」とは限りません。本記事は、対面または現在のチェックイン方法を維持したまま、その後の記録・転記・保存を効率化する宿を対象にしています。

紙の宿泊者名簿で起きる4つの問題

紙が悪いわけではありません。1日数組程度なら紙で十分という宿もあります。問題は、紙を使った後の「転記・保存・検索」に人の時間を使い続けることです。

1．記入漏れに後から気づく

忙しいチェックイン時間帯では、連絡先が空欄、住所が途中まで、外国人宿泊者の国籍がない、旅券番号の転記を忘れた、といった漏れが起こります。紙の場合、その場で目視確認しないと翌日まで気づけないことがあります。電子化する場合も人による最終確認は必要ですが、「必須項目が空欄になっている行」を探しやすくすることはできます。AIに空欄を埋めてもらうのではなく、空欄を見つけてもらうのが正しい使い方です。

2．パスポートコピーの保存場所が増える

紙の宿泊者名簿とは別に、外国人宿泊者の旅券コピーをファイルしている施設もあります。宿泊日順に綴じていても、「この宿泊者はいつ泊まったか」が分からなければ探すのに時間がかかります。さらに、コピー機がフロントから離れていれば、チェックインのたびに持ち場を離れることになります。電子化を検討するなら、旅券の写しをどのような方法・場所で保存するかも含め、管轄保健所へ確認したうえで、アクセス権限や保存先を決めてください。

3．3年分の名簿から1人を探せない

紙ファイルは「保存」には向いていますが、「検索」が苦手です。宿泊日が分かれば比較的探しやすい一方、氏名だけを手掛かりに過去の宿泊日を調べる場合は複数のファイルを確認することになります。電子化して日付・氏名などを列として整理すれば、この検索作業を大きく減らせます。

4．立入や確認時にファイルを探す

記録は「持っている」だけでは十分ではありません。必要になったときに取り出せる状態にしておく必要があります。電子化するときも、どこに保存するか、誰が開けるか、何年分残っているか、必要な日付をどう探すか、確認を求められた際にどう提示するかまで決めておくことが大切です。

スマホで宿泊者名簿を作る運用

ここからは、PMSを新しく購入せず、現在の紙運用をできるだけ変えずに負担を減らす方法を考えます。基本は「紙に記入→スマホで撮影→AI-OCRで転記→人が確認→保存」です。AIに名簿作成を丸投げするのではなく、「人がキーボードで打っていた部分」を減らします。

まず現在の宿泊者名簿を確認する

最初に、現在使っている用紙を机に置き、管轄保健所の様式・案内と見比べます。

• 必要な項目が揃っているか
• 削除された「職業」が残っていないか
• 「連絡先」が入っているか
• 日本国内に住所を有しない外国人向けの項目があるか
• 自治体独自の項目がないか

ここを確認せずに電子化すると、間違った様式をそのままデジタル化するだけになります。

宿泊者が記入した紙をスマホで撮る

現場にPCを持たせる必要はありません。宿泊者がこれまで通り紙へ記入したあと、スタッフがスマートフォンで撮影します。この方法なら、接客方法を大きく変えずに始められます。高齢のお客様にタブレット入力を求めたり、全員にQRコード操作を求めたりする必要もありません。「接客は今のまま、裏側の事務だけ変える」という考え方です。

AI-OCRで名簿表へ転記する

撮影した内容をOCRで読み取り、表計算へ転記します。たとえば次のような列を作ります。

ただし、自治体によって必要項目が異なる場合があるため、この表を全国共通テンプレートとしてそのまま使用するのではなく、管轄自治体の必要項目に合わせて調整してください。OCRの役割は、スタッフが1文字ずつ入力する仕事を減らすことです。

最後は必ず人が原本と照合する

OCRは間違えます。特に、人名、番地、電話番号、アルファベット表記、旅券番号は、1文字違うだけでも別の情報になります。したがって、「AI-OCRで読み取り→人が原本と照合→確認済みにする」という流れにします。

• 未確認
• 確認済み
• 要確認

この程度の確認状況を用意しておけば、閉店後や翌朝に「要確認だけを見る」という運用にできます。

AIにやらせるのは「転記」と「漏れ探し」

基本ルール
AIは一次チェック、人が最終判断。この線を越えないようにします。

パスポート画像をそのまま汎用AIへ送らない

パスポートには、氏名、生年月日、国籍、旅券番号、顔写真など、重要な個人情報が含まれます。「AI-OCRが便利だから」といって、利用条件やデータの取り扱いを確認していない汎用生成AIへパスポート画像をそのままアップロードする運用は避けるべきです。

旅券の確認や写しの保存が必要なことと、生成AIへ画像を送信することは別問題です。使用するサービスについて、次を確認できない場合は、旅券画像を入力しない運用にします。

• 入力データが学習に利用されるか
• データがどこに保存されるか
• 管理者が利用制限を設定できるか
• 保存期間はどうなっているか
• 個人情報を入力してよい契約か

「AIを使うために個人情報を集める」のではなく、必要な情報だけを必要な場所で扱うことが基本です。

宿泊者名簿を3年保存し、すぐ検索できる形にする

宿泊者名簿の電子化で最も効果を感じやすいのが検索です。紙をPDFにしただけでは、収納棚がクラウドへ移っただけになりかねません。重要なのは、検索できる構造にすることです。

月単位で整理する

小規模宿であれば、最初は月単位で十分です。たとえば「2026年09月」「2026年10月」「2026年11月」のように月ごとに管理します。ファイル名も「2026年09月_宿泊者名簿」のようなルールに統一します。

スタッフによって「9月名簿」「宿泊者リスト9」「2026-9」のようにバラバラにならないことが重要です。

表計算で検索できるようにする

表計算では最低でも宿泊日と氏名を検索できる状態にします。必要に応じて部屋番号、予約番号、OTA等の予約経路を社内管理用として加える方法もありますが、法令上必要な宿泊者名簿項目とは分けて考えてください。

項目を増やしすぎると入力作業が増えます。この記事の目的は「管理項目を増やすこと」ではなく、やらされ仕事を減らすことです。

月ごとのPDF化は「運用例」

表計算を月末にPDF化し、月単位で固定版を残す方法も考えられます。ただし、「PDF化しなければならない」という意味ではありません。宿泊者名簿は電磁的記録で保存できますが、具体的な様式や自治体側への提示方法については管轄自治体へ確認してください。

• 日常管理は表計算
• 月末に確認済みデータを固定
• バックアップを別の保存先にも残す

AI検索の前に、列を揃える

「AIなら何でも探してくれる」と考えがちですが、検索しやすさを決めるのはAIよりデータの整理です。宿泊日が「9/1」「9月1日」「2026/09/01」と混在しているより、同じ形式に揃っているほうが確実に探せます。

氏名、日付、確認状況などを列として揃えたうえでAIを使えば、検索補助にも使いやすくなります。ただし、ここでも個人情報をどのAIへ送るかは別途確認が必要です。

保健所等へどう提示するかも決めておく

電子保存できても、「保存しています」で終わりではありません。必要なときに表示・出力できるようにしておきます。

• フロントの端末で表示できるか
• 責任者不在時でも確認できるか
• 必要なら印刷できるか
• 過去3年分を検索できるか
• バックアップから戻せるか

システムを作ってから確認するのではなく、先に管轄保健所へ確認するのが最短です。

宿泊者名簿の電子化でやってはいけないこと

電子化すると便利になる一方で、AIを使うことで新しいリスクも生まれます。特に次の5つは避けましょう。

パスポート画像を安易に汎用AIへアップロードする

便利だからという理由だけで、機密性の高い画像を外部AIへ入力しないでください。個人情報の取り扱い、AIサービス側のデータ利用条件、社内ルールを確認してから判断します。

AIに空欄を「埋めて」と頼む

たとえば住所の番地が読めないとき、「推測して補完して」とAIへ頼む運用は避けます。記録業務では「それらしい答え」は必要ありません。分からなければ「要確認」とするほうが安全です。AIは情報を作るためではなく、不足を見つけるために使います。

OCR結果を確認せず確定する

宿泊者名簿では文字の正確性が重要です。OCRの精度が高くても100％ではありません。1件数十秒でも、人が原本と照合する工程を残しましょう。

外国人宿泊者の必要項目を省く

日本国内に住所を有しない外国人宿泊者については、国籍・旅券番号の記載等が必要です。「外国人のお客様は名前と住所だけ」という運用になっていないか、一度確認してください。

自治体の様式を確認せず、全国共通テンプレートを使う

インターネット上には宿泊者名簿のテンプレートが多数あります。しかし、自治体によって追加項目が設定される場合があります。「テンプレートを探す→使う」ではなく、「自治体の必要項目を確認→自施設用テンプレートを作る」という順番にします。

セルフチェックイン・非対面本人確認を考えている宿へ

「ここまで電子化するなら、チェックイン自体も無人にしたい」と考える方もいるでしょう。ただし、本記事の電子化と非対面チェックインは分けて考えてください。

名簿の電子化と無人チェックインは別

紙の名簿を表計算に変えるだけなら、現在の接客や本人確認方法を大きく変えずに始められます。一方で、スタッフが対面しない状態で本人確認まで完了させる場合には、ICT設備や本人確認方法について別の要件があります。

厚生労働省は2025年3月11日付の改正で、ICTによる本人確認方法を具体化しています。一定の方法では、事前に共有した本人確認情報等との照合や、防犯カメラ等による確認・記録などの要件が示されています。そのため、「スマホ入力フォームを作ればセルフチェックインになる」とは考えないほうがよいでしょう。

まず紙の後工程を減らす

1〜30室程度の宿で、現在大きな問題になっているのが、紙からExcelへの転記、コピーの整理、月末のファイル整理、過去記録の検索であれば、最初から無人チェックイン設備まで導入する必要はありません。まずはチェックイン後の事務作業を減らしてください。そこだけでも毎日の負担は変わります。

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民泊の宿泊者名簿・定期報告は別記事で確認する

本記事は、旅館業法に基づいて営業している小規模ホテル・旅館を対象にしています。住宅宿泊事業法、いわゆる民泊の宿泊者名簿とは制度が異なります。

そのため、民泊の名簿項目、定期報告、条例、営業日数、届出などはこの記事には混ぜません。民泊を運営している場合は、住宅宿泊事業法側の最新情報を別途確認してください。

宿泊者名簿を「保存する仕事」から「すぐ出せる記録」に変えよう

宿泊者名簿の電子化で大切なのは、「紙をなくすこと」ではありません。必要な記録を正確に残し、必要なときにすぐ取り出せるようにしながら、人の入力作業を減らすことです。

小規模宿であれば、最初から大きなシステムを導入しなくても構いません。まずは次の順番で進めてください。

1. 管轄保健所の宿泊者名簿項目を確認する
2. 現在の紙様式を見直す
3. 表計算に必要項目の列を作る
4. スマホ撮影とOCR転記を試す
5. AIが読み取った内容を人が確認する
6. 個人情報をAIへ入力するルールを決める
7. 月単位で整理・保存する
8. 過去の宿泊者を検索できるか試す
9. 必要時の提示方法を確認する

AIを入れるのは、この中の「転記」「整理」「空欄確認」程度で十分です。お客様へのおもてなしや、本人確認の最終判断までAIに渡す必要はありません。

この記事の結論
接客は人が行い、その前後にある記録作業をAIへ渡す。小規模ホテル・旅館では、この使い方のほうが現場に定着しやすく、導入費用も抑えやすくなります。

制度や自治体の運用は変更される場合があります。この記事は2026年9月13日時点で確認できる厚生労働省・自治体の一次情報をもとにしていますが、実際に宿泊者名簿を変更・電子化する際は、必ず施設所在地を管轄する保健所・自治体の最新案内をご確認ください。

よくある質問（FAQ）

宿泊者名簿はExcelやスプレッドシートで保存できますか？

厚生労働省は、宿泊者名簿について電磁的記録による保存が可能と案内しています。ただし、必要な記載項目や、自治体から確認を求められた際の提示方法などは地域によって確認が必要です。電子化する前に管轄保健所へ確認することをおすすめします。

宿泊者名簿は何年間保存すればよいですか？

旅館業法施行規則では、宿泊者名簿を作成の日から3年間保存すると定められています。電子化する場合も、少なくとも3年分を検索・確認できる状態にしておきましょう。

外国人宿泊者全員のパスポートコピーが必要ですか？

旅館業法上の取り扱いでは、特に日本国内に住所を有しない外国人宿泊者について、国籍・旅券番号の記載、旅券の呈示、写しの保存が示されています。単に「外国籍だから全員同じ」と判断せず、最新の厚生労働省通知と管轄自治体の案内をご確認ください。

紙の宿泊者名簿を電子化したら原本を捨ててもよいですか？

宿泊者名簿は電磁的記録で保存できますが、具体的な保存方法や自治体側の確認方法まで含めて、電子化前に管轄保健所へ確認するのが安全です。「電子化できる＝撮影後すぐ原本を廃棄してよい」と自己判断しないようにしましょう。

パスポート画像を生成AIに読み込ませてもよいですか？

利用するAIサービスのデータ利用条件・保存設定・契約内容を確認できない状態では、パスポート画像をそのままアップロードする運用はおすすめしません。旅券の呈示や写しの保存が必要であることと、第三者のAIサービスへ画像を送る必要があることは別です。

まとめ

紙の宿泊者名簿を電子化するために、いきなり高額なPMSやセルフチェックイン設備を導入する必要はありません。現在使っている紙、スマートフォン、Excel・スプレッドシートを見ながら、「AIに渡せる作業」「人が確認すべき作業」「個人情報を入力しない範囲」「保存・検索しやすいデータ構造」を整理するだけでも、フロントの事務作業を減らせます。設定から現場への定着まで含めて整理したい場合はご相談ください。